Với những quán cà phê mới đi vào hoạt động, khi chưa có một quy trình vận hành chỉn chu và chuyên nghiệp có thể dẫn đến những sai sót khi phục vụ khách hàng. Do đó, chủ quán cần có một checklist các công việc cần làm hàng ngày của quán, để từ đó có thể sát sao hơn các hoạt động từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa. Như vậy, quán cà phê mới có thể vận hành một cách trơn tru, chuyên nghiệp nhất có thể!

1. Checklist công việc quán cà phê là gì?

Checklist công việc quán cà phê là tổng hợp các công việc cần thực hiện nhằm vận hành quán cà phê suôn sẻ nhất. Hiện nay, ngay từ các “ông lớn” trong ngành đến các quán cà phê mới mở cũng cần sử dụng checklist công việc để kiểm soát hoạt động quán cà phê từ lúc mở cửa cho đến khi kết thúc một ngày làm việc. Các cửa hàng của thương hiệu lớn như Highlands Coffee hay The Coffee House đều làm việc theo một nội quy và lịch trình công việc cụ thể để tạo sự chuyên nghiệp nhất trong quá trình vận hành kinh doanh. Và đây là điều mà các quán cafe nên học tập. 

Và đặc biệt, việc sử dụng song song checklist công việc và phần mềm quản lý bán hàng đang trở thành xu hướng không thể đảo ngược trong ngành F&B hiện nay. Nó giúp quán cà phê loại bỏ những công đoạn không cần thiết trong quá trình hoạt động, giảm tải khối lượng công việc cho nhân sự và từ đó giảm tải nguồn nhân sự cho bộ máy vận hành.

Xem thêm: Mẫu nội quy nhân viên quán cafe chuẩn chỉnh mới nhất [update năm 2023]

2. Tại sao bạn nên có một checklist công việc quán cà phê?

Bất kể trong ngành F&B hay một lĩnh vực nào khác, checklist công việc cũng đóng vai trò quan trọng, giúp chủ quán và nhân viên không bị sót bất cứ công việc quan trọng nào. 

Đối với chủ quán, checklist cũng giúp bạn kiểm soát các hạng mục công việc lúc mở ca và đóng ca. Khi biết các công việc được hoàn thành lúc đóng cửa rồi, chủ quán cũng sẽ dễ dàng biết được các công việc cần làm vào ngày hôm sau. 

Đối với nhân viên, họ có thể đánh dấu tích vào các nhiệm vụ đã hoàn thành sau mỗi ca làm việc. Điều này không chỉ giúp quán tránh sai sót trong quá trình phục vụ khách hàng, mà còn khiến nhân viên có động lực hơn. Họ sẽ có cảm giác rằng mình đã hoàn thành xong các công việc trong ca, và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành kịp thời và đầy đủ nhất. 

Checklist công việc cũng giúp nhân viên phối hợp làm việc với nhau hiệu quả hơn. Họ có thể tự phân tách nhiệm vụ theo sở trường và theo thời gian làm việc của mình. Họ cũng biết đồng nghiệp đã hoàn thành công việc gì để tránh trùng lặp nhiệm vụ. Khi công việc của từng nhân viên được hoàn thành hiệu quả, có nghĩa là cả hệ thống quán cà phê đều hoạt động hiệu quả.

3. Checklist công việc cho quán cà phê từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa

Nếu bạn đang cân nhắc không biết bắt đầu làm một checklist công việc từ đâu, đầu tiên hãy tham khảo nhân viên của mình. Họ sẽ là người biết rất rõ các công việc của mỗi ca làm, cân nhắc những điều quan trọng và bắt buộc phải làm trong ngày. Việc gán cho họ quyền đóng góp checklist công việc cũng giúp họ ghi nhớ điều mình cần làm hơn. Điều đó cũng có nghĩa là, bạn phải thường xuyên trao đổi lại với nhân viên để tham khảo ý kiến, thêm và bớt những hạng mục gì để cải thiện checklist chi tiết, đầy đủ và hiệu quả hơn.

Mặc dù các thương hiệu lớn và quán cà phê mới mở có quy trình vận hành khác nhau, tuy nhiên sẽ có một công thức tổng hợp và phổ biến nhất để làm một checklist cho quán cà phê. Trong đó nên bao gồm tên công việc, thời gian cần hoàn thành và ai là người đảm nhận. Hãy tham khảo checklist đầy đủ và chi tiết dưới đây nhé!

3.1. Checklist trước khi quán mở cửa

• Nhân viên chấm công, mở ca trên phần mềm quản lý bán hàng (nếu đang áp dụng).
• Chỉn chu về đồng phục và tóc tai.
• Vệ sinh khu vực bồn rửa và quầy thu ngân sạch sẽ.
• Bật tất cả các thiết bị cần thiết trong quán, bao gồm cả máy pha cà phê espresso.
• Tự pha một tách cà phê đầu tiên và thưởng thức nó, để đảm bảo hương vị vẫn được giữ nguyên.
• Chuẩn bị tất cả nguyên liệu của các loại đồ uống và món ăn nhẹ khác nhau, đảm bảo chúng vẫn còn hạn sử dụng, kể cả các loại nguyên liệu có thời hạn sử dụng lâu dài như siro. 
• Kiểm tra thùng đá để đảm bảo rằng nó đã đầy.
• Sắp xếp lại bàn ghế nếu chưa đúng vị trí.

3.2. Checklist trong khi quán hoạt động

• Thay đổi cà phê và creamers khi cần.
• Vệ sinh quầy, bát đĩa, bàn ăn khi cần.
• Ghi lại bất kỳ sản phẩm lãng phí nào để tổng hợp khi chốt ca.

3.3. Checklist sau khi quán đóng cửa

• Kiểm tra các mặt hàng sắp hết hạn.
• Vệ sinh đĩa, cốc, ly, dụng cụ pha chế và thiết bị rang xay cà phê.
• Vệ sinh các quầy và dọn lại tủ lạnh.
• Sắp xếp lại bàn, ghế và các thiết bị.
• Đổ rác vào thùng rác.
• Quét và lau toàn bộ khu vực.
• Tổng hợp lại những sản phẩm bị lãng phí.
• Tổng kết tổng số tiền mặt trong két.
• Dự trữ các sản phẩm cần thiết vào ngày hôm sau.
• Đóng ca trên phần mềm quản lý bán hàng (nếu đang áp dụng).
• Tắt tất cả các thiết bị không cần hoạt động vào cuối ngày.

Mặc dù mỗi quán cà phê có một quy trình vận hành khác nhau, tuy nhiên việc tuân thủ theo một checklist công việc quán cà phê chung sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp cho quán của bạn. Chắc chắn những vị khách quen thuộc sẽ không muốn đồ uống yêu thích của họ biến đổi vị, hay không gian làm việc của mình không sạch sẽ như mọi lần. 

Mang đến cho khách hàng một trải nghiệm không gian ngăn nắp, đồ uống ấn tượng và cung cách phục vụ chuyên nghiệp là “vũ khí” cạnh tranh mạnh mẽ của quán cà phê hiện nay. Và checklist công việc chính là cuốn sổ tay giúp quán bạn tránh những sai sót trong quá trình hoạt động. Hãy tập trung vào việc vận hành trơn tru quán cà phê của bạn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng nhất có thể, thành công sẽ là câu chuyện ở chương sau.