Làm chủ quán cà phê lúc nào cũng bận bịu và tất bật với bảy bảy bốn chín công việc cần giải quyết mỗi ngày. Dưới đây là checklist đầy đủ công việc thường nhật của một quán cà phê từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa. Các chủ quán có thể dùng để làm “sổ tay gối đầu” giúp quán vận hành một cách trơn tru và chuyên nghiệp hơn nhé! Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Kinh doanh F&B không phải bỗng dưng bị ví von là nghề “làm dâu trăm họ”. Ngoài việc phải cạnh tranh thêm với hàng loạt quán cà phê mọc lên như “nấm sau mưa” hiện nay, quán của bạn còn phải đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về đồ uống và chất lượng phục vụ đến từ khách hàng. Vậy nên, chỉ cần một sai sót nhỏ xảy ra, quán cà phê sẽ dễ dàng để mất những khách quen trung thành vào tay đối thủ.
Đặc biệt, những quán cà phê mới đi vào hoạt động thường chưa có một quy trình vận hành chỉn chu và chuyên nghiệp, dễ dẫn đến thiếu sót trong cung cách phục vụ khách hàng. Chính vì vậy, chủ quán cần có một checklist các công việc cần làm hàng ngày của quán, để từ đó có thể sát sao hơn các hoạt động từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa.
Nội dung
1. Checklist công việc quán cà phê là gì?
Checklist công việc quán cà phê là tổng hợp các công việc cần thực hiện nhằm vận hành quán cà phê suôn sẻ nhất. Hiện nay, ngay từ các “ông lớn” trong ngành đến các quán cà phê mới mở cũng cần sử dụng checklist công việc để kiểm soát hoạt động quán cà phê từ lúc mở cửa cho đến khi kết thúc một ngày làm việc.
Và đặc biệt, việc sử dụng song song checklist công việc và phần mềm quản lý bán hàng đang trở thành xu hướng không thể đảo ngược trong ngành F&B hiện nay. Nó giúp quán cà phê loại bỏ những công đoạn không cần thiết trong quá trình hoạt động, giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên và từ đó giảm tải nguồn nhân sự trong bộ máy vận hành.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
2. Tại sao bạn nên có một checklist công việc quán cà phê?
Bất kể trong ngành F&B hay một lĩnh vực nào khác, checklist công việc cũng đóng vai trò quan trọng, giúp chủ quán và nhân viên không bị sót bất cứ công việc quan trọng nào.
Đối với nhân viên, họ có thể đánh dấu tích vào các nhiệm vụ đã hoàn thành sau mỗi ca làm việc. Điều này không chỉ giúp quán tránh sai sót trong quá trình phục vụ khách hàng, mà còn khiến nhân viên có động lực hơn. Họ sẽ có cảm giác rằng mình đã hoàn thành xong các công việc trong ca, và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành kịp thời và đầy đủ nhất.
Checklist công việc cũng giúp nhân viên phối hợp làm việc với nhau hiệu quả hơn. Họ có thể tự phân tách nhiệm vụ theo sở trường và theo thời gian làm việc của mình. Họ cũng biết đồng nghiệp đã hoàn thành công việc gì để tránh trùng lặp nhiệm vụ. Khi công việc của từng nhân viên được hoàn thành hiệu quả, có nghĩa là cả hệ thống quán cà phê đều hoạt động hiệu quả.
Checklist cũng giúp bạn kiểm soát các hạng mục công việc lúc mở ca và đóng ca. Khi biết các công việc được hoàn thành lúc đóng cửa rồi, chủ quán cũng sẽ dễ dàng biết được các công việc cần làm vào ngày hôm sau.
3. Checklist công việc cho quán cà phê từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa
Nếu bạn đang cân nhắc không biết bắt đầu làm một checklist công việc từ đâu, đầu tiên hãy tham khảo nhân viên của mình. Họ sẽ là người biết rất rõ các công việc của mỗi ca làm, cân nhắc những điều quan trọng và bắt buộc phải làm trong ngày. Việc gán cho họ quyền đóng góp checklist công việc cũng giúp họ ghi nhớ điều mình cần làm hơn. Điều đó cũng có nghĩa là, bạn phải thường xuyên trao đổi lại với nhân viên để tham khảo ý kiến, thêm và bớt những hạng mục gì để cải thiện checklist chi tiết, đầy đủ và hiệu quả hơn.
Mặc dù các thương hiệu lớn và quán cà phê mới mở có quy trình vận hành khác nhau, tuy nhiên sẽ có một công thức tổng hợp và phổ biến nhất để làm một checklist cho quán cà phê. Trong đó nên bao gồm tên công việc, thời gian cần hoàn thành và ai là người đảm nhận. Hãy tham khảo checklist đầy đủ và chi tiết dưới đây nhé!
3.1. Checklist trước khi quán mở cửa
- Nhân viên chấm công, mở ca trên phần mềm quản lý bán hàng (nếu đang áp dụng).
- Chỉn chu về đồng phục và tóc tai.
- Vệ sinh khu vực bồn rửa và quầy thu ngân sạch sẽ.
- Bật tất cả các thiết bị cần thiết trong quán, bao gồm cả máy pha cà phê espresso.
- Tự pha một tách cà phê đầu tiên và thưởng thức nó, để đảm bảo hương vị vẫn được giữ nguyên.
- Chuẩn bị tất cả nguyên liệu của các loại đồ uống và món ăn nhẹ khác nhau, đảm bảo chúng vẫn còn hạn sử dụng, kể cả các loại nguyên liệu có thời hạn sử dụng lâu dài như siro.
- Kiểm tra thùng đá để đảm bảo rằng nó đã đầy.
- Sắp xếp lại bàn ghế nếu chưa đúng vị trí.
3.2. Checklist trong khi quán hoạt động
- Thay đổi cà phê và creamers khi cần.
- Vệ sinh quầy, bát đĩa, bàn ăn khi cần.
- Ghi lại bất kỳ sản phẩm lãng phí nào để tổng hợp khi chốt ca.
3.3. Checklist sau khi quán đóng cửa
- Kiểm tra các mặt hàng sắp hết hạn.
- Vệ sinh đĩa, cốc, ly, dụng cụ pha chế và thiết bị rang xay cà phê.
- Vệ sinh các quầy và dọn lại tủ lạnh.
- Sắp xếp lại bàn, ghế và các thiết bị.
- Đổ rác vào thùng rác.
- Quét và lau toàn bộ khu vực.
- Tổng hợp lại những sản phẩm bị lãng phí.
- Tổng kết tổng số tiền mặt trong két.
- Dự trữ các sản phẩm cần thiết vào ngày hôm sau.
- Đóng ca trên phần mềm quản lý bán hàng (nếu đang áp dụng).
- Tắt tất cả các thiết bị không cần hoạt động vào cuối ngày.
Mặc dù mỗi quán cà phê có một quy trình vận hành khác nhau, tuy nhiên việc tuân thủ theo một checklist chung sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp cho quán của bạn. Chắc chắn những vị khách quen thuộc sẽ không muốn đồ uống yêu thích của họ biến đổi vị, hay không gian làm việc của mình không sạch sẽ như mọi lần.
Mang đến cho khách hàng một trải nghiệm không gian ngăn nắp, đồ uống ấn tượng và cung cách phục vụ chuyên nghiệp là “vũ khí” cạnh tranh mạnh mẽ của quán cà phê hiện nay. Và checklist công việc chính là cuốn sổ tay giúp quán bạn tránh những sai sót trong quá trình hoạt động. Hãy tập trung vào việc vận hành trơn tru quán cà phê của bạn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng nhất có thể, thành công sẽ là câu chuyện ở chương sau.
Tham khảo ngay một số phần mềm sau để vận hành quán cafe thật tốt nhé!
