Điểm hòa vốn là một trong những chỉ số quan trọng nhất mà chủ quán cần xác định trước và trong quá trình vận hành nhà hàng, quán cafe của mình. Chỉ số này cần được theo dõi, kiểm soát thường xuyên nhằm đánh giá sát nhất về khách hàng mục tiêu, việc đầu tư mặt bằng, trang thiết bị máy móc và các hoạt động kinh doanh về sau. Trong bài viết dưới đây, iPOS.vn sẽ giúp anh chị hình dung cụ thể nhất về điểm hòa vốn và cách thức để tính toán chỉ số này.
Nội dung
1. Điểm hòa vốn là gì? Xác định điểm hòa vốn của nhà hàng
1.1. Khái niệm điểm hòa vốn
Điểm hòa vốn (Break Even Point) được định nghĩa là doanh số bán hàng cần thiết để nhà hàng bắt đầu có lợi nhuận. Nói cách khác, điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu trong một giai đoạn đề ra bằng với chi phí.
Điểm hòa vốn có thể dựa trên số lượng sản phẩm (đơn hàng) bán ra hoặc doanh thu thu về. Ví dụ một nhà hàng cần 2.000 đơn hàng/tháng hoặc đạt doanh thu 400 triệu đồng/tháng để tháng đó thu hồi vốn. Khái niệm điểm hòa vốn của nhà hàng, quán cafe không có sự khác biệt quá nhiều so với các mô hình kinh doanh khác.
Tuy nhiên, với đặc thù ngành F&B, một mô hình thường bán ra nhiều sản phẩm với giá bán và giá vốn hàng bán (COGs) khác nhau. Bởi vậy, chỉ số này sẽ có độ dao động nhất định.
1.2. Tác dụng của việc xác định điểm hòa vốn
Việc đánh giá điểm hòa vốn giúp chủ quán có một cái nhìn toàn diện về mối quan hệ của chi phí – số lượng đơn hàng bán ra – lợi nhuận, lên kế hoạch kinh doanh bài bản, dựa trên ước đoán về thời gian thu hồi vốn. Cụ thể đạt được điểm hòa vốn đảm bảo cho chủ nhà hàng:
- Số lượng đơn hàng bán ra, doanh thu ở mức nào để có thể đạt điểm hòa vốn
- Phạm vi an toàn để dựng được vùng lãi lỗ, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để thúc đẩy bán hàng tốt hơn và có khả năng mang về lợi nhuận trong những năm sau khấu hao
- Dự tính thời gian khấu hao để đảm bảo kinh doanh an toàn, hạn chế rủi ro
2. Thuật ngữ liên quan
2.1. Chi phí khấu hao
a. Chi phí khấu hao là gì?
Chi phí khấu hao được định nghĩa là khoản chi phí được phân bổ cho một tài sản nhất định đến khi giá trị của tài sản bằng 0 hoặc không đáng kể.
b. Các loại chi phí nằm trong khấu hao
- Đầu tư thô: Là hạng mục đầu tư có chi phí đầu tư ban đầu và thời gian khấu hao lớn nhất. Vì thế khi xây dựng kế hoạch, chủ quán cần phải có sự tính toán chi tiết.
- Máy móc trang thiết bị: Là hạng mục đầu tư liên quan mật thiết tới kết cấu thực đơn. Hãy xây dựng một thực đơn tối ưu trang thiết bị máy móc, hạn chế tình trạng một thiết bị chỉ sử dụng để chế biến một món ăn hay đồ uống (Ví dụ: máy đánh cà phê trứng chỉ dùng để pha chế cà phê trứng, thay vào đó, chủ quán có thể tìm cách thức pha chế cà phê trứng khác để tối ưu chi phí cho máy móc).
- Công cụ dụng cụ: Là các khoản chi cho các dụng cụ nhỏ lẻ, phục vụ cho mục đích chế biến hoặc phục vụ khách. Anh chị nên tính gộp công cụ dụng cụ làm một khoản đầu tư để bảng dữ liệu của mình được tinh gọn hơn.
c. Công thức tính chi phí khấu hao
Trong phạm vi kế toán, chi phí khấu hao sẽ được quyết định dựa trên nhiều phương pháp (khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần, khấu hao theo số lượng). Với ngành F&B, chủ quán thường áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Công thức khác định mức khấu hao dựa trên phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
d. Lưu ý
Mỗi hạng mục đầu tư sẽ có một thời gian khấu hao khác nhau (Một chiếc máy pha cà phê sẽ có khấu hao khác với bộ dụng cụ ấm chén). Chủ quán cần xác định thời gian trích khấu hao phù hợp để đảm bảo bài toán điểm hòa vốn sát với thực tế nhất.
Các hạng mục đầu tư nhỏ như bộ công cụ dụng cụ pha chế (ca đong, thìa nếm, cốc phục vụ khách hàng, v.v…) nên tính gộp mức khấu hao (tính khấu hao trên tổng chi phí đầu tư cho toàn bộ công cụ dụng cụ) trong khoảng 01 năm trở lại vì rủi ro hỏng hóc thay mới có thể rất dễ xảy ra.
2.2. Chi phí vận hành
a. Chi phí vận hành là gì?
Chi phí vận hành được định nghĩa là những chi phí liên quan đến việc vận hành không bao gồm giá vốn hàng bán.
b. Các chi phí nằm trong chi phí vận hành
- Chi phí thuê mặt bằng: Được xác định hoặc có thể dễ dàng thu thập thông tin để lên kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên có một lưu ý rằng, mỗi năm chi phí thuê nhà thường tăng lên thêm 10%. Vì thế chi phí thuê nhà nên tính theo đơn vị tháng trên bảng dữ liệu.
- Chi phí lương/thưởng: Với mô hình chưa đi vào hoạt động, chi phí này chỉ nên nằm trong ngưỡng tối đa 20% tổng doanh thu hàng tháng.
- Chi phí bảo trì/sửa chữa: Các khoản chi phí ngoài dự tính, nhưng nên được liệt kê hoặc dự đoán trước.
- Chi phí Marketing: Là các khoản chi phí liên quan đến in ấn, chạy quảng cáo, chi trả cho nhân sự marketing.
- Các khoản chi phí khác (điện, nước, internet…): Là các chi phí phục vụ cho việc vận hành, có thể tính toán hoặc dự đoán dễ dàng
c. Cách tính chi phí vận hành
Chủ quán thường tính chi phí vận hành trong 2 giai đoạn: giai đoạn lên kế hoạch kinh doanh và giai đoạn kinh doanh.
Giai đoạn lên kế hoạch kinh doanh:
Đây là giai đoạn giả định, ở giai đoạn này nhà hàng chưa đi vào hoạt động và có phát sinh chi phí. Chủ quán có thể chia chi phí vận hành thành 2 loại:
- Định phí: chi phí cố định không thay đổi theo thời gian như chi phí thuê nhà, chi phí internet, chi phí khấu hao theo giai đoạn.
- Biến phí: chi phí biến đổi theo tình hình kinh doanh thực tế như: chi phí lương/thưởng, chi phí Marketing, chi phí bảo trì/sửa chữa/thất thoát. Với những khoản biến phí này, chúng ta cần đặt một ngưỡng mục tiêu (không được phép phát sinh vượt quá ngưỡng này). Ví dụ: chi phí lương thưởng không được phép vượt quá 70.000.000đ/tháng.
Từ đó, anh chị có thể tính ra được chi phí vận hành giả định như khi nhà hàng đã đi vào hoạt động.
Giai đoạn kinh doanh:
Đây là giai đoạn đã triển khai kinh doanh thực tế, ở giai đoạn này nhà hàng đã phát sinh doanh số và có thể thống kê các chi phí vận hành bỏ ra.
Căn cứ theo số liệu và tình hình kinh doanh thực tế, chúng ta có thể tính chính xác được chi phí vận hành qua từng ngày/tháng.
2.3. Giá vốn hàng bán
a. Giá vốn hàng bán là gì
Giá vốn hàng bán (COGs) được định nghĩa là chi phí cần thiết để xây dựng nên mỗi sản phẩm có trong thực đơn của nhà hàng. Ở khía cạnh tồn kho, giá vốn hàng bán thể hiện chi phí cần bỏ ra để duy trì hàng tồn kho, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh cần thiết.
b. Công thức tính giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán (COGs) = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + giá trị hàng tồn kho mua vào trong kỳ – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
Chỉ số này sẽ giúp nhà hàng kiểm soát được chi phí COGs có nằm trong ngưỡng cho phép theo thực đơn đã xây dựng hay không, từ đó hạn chế thất thoát, lãng phí ở công đoạn chế biến.
2.4. Chi phí lãi vay
Trong trường hợp chủ nhà hàng sử dụng nguồn vốn vay từ các nguồn bên ngoài để đầu tư, chi phí này nhất định phải được tính vào bảng dữ liệu tính điểm hòa vốn.
Điều này sẽ giúp anh chị tránh tình trạng khi tổng hợp chi phí quên mất phần này, gần đến thời hạn trả nợ mới phân bổ ngân sách để trả nợ sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
Hãy nghĩ đến trường hợp dồn tiền trả nợ trong một năm cuối khi mà các trang thiết bị và cơ sở vật chất xuống cấp.
2.5. Chi phí cơ hội
Giả sử chủ nhà hàng có một cơ hội đầu tư khác an toàn hơn nhưng lại lựa chọn mở nhà hàng. Chi phí cơ hội cần phải được tính vào bảng dữ liệu. Hãy thử tưởng tượng với 2 tỷ gửi tiết kiệm trong 05 năm, mỗi năm lãi 6%, anh chị tối thiểu sẽ thu về 720 triệu đồng.
Qua từng tháng, tiền lãi có thể không đáng kể nhưng trong cả một quá trình đầu tư sẽ là một con số rất lớn.
3. Cách thức tính điểm hòa vốn của nhà hàng
3.1. Các cách tính điểm hòa vốn
Có 2 cách thức tính điểm hòa vốn:
- Tính điểm hòa vốn theo doanh thu: Là phương pháp tính điểm hòa vốn dựa trên số tiền thu về
Ví dụ: cần đạt 7.000.000đ/ngày để đạt điểm hòa vốn. Công thức này cho phép chủ nhà hàng nhìn bài toán toàn cảnh của tháng (cần đạt doanh số bao nhiêu để chạm điểm hòa vốn)
- Tính điểm hòa vốn theo sản phẩm: Là phương pháp tính điểm hòa vốn dựa trên số lượng sản phẩm bán ra.
Ví dụ: cần bán ra 100 món ăn hoặc đồ uống/ngày để đạt điểm hòa vốn. Công thức này thường tính theo chu kỳ ngày, giúp chủ nhà hàng xác định một ngày cần bán bao nhiêu hoá đơn để đạt điểm hòa vốn.
3.2. Công thức tính điểm hòa vốn
Theo doanh thu
Theo sản phẩm (Đơn hàng)
Bản chất 2 cách tính này có mối liên hệ mật thiết với nhau thông qua giá bán trung bình của một hoá đơn.
Khi chủ nhà hàng xác định được giá bán trung bình của một hoá đơn, có thể dễ dàng chuyển đổi điểm hoà vốn theo số lượng sản phẩm bán ra thành điểm hoà vốn theo doanh thu bằng cách nhân trung bình hoá đơn ngày với trung bình giá trị hoá đơn và ngược lại.
4. Các công cụ tính điểm hòa vốn
Trên thực tế có rất nhiều công cụ tính điểm hòa vốn khác nhau, tuy nhiên các công cụ này đều yêu cầu người làm kinh doanh hiểu rõ các khái niệm cơ bản về điểm hòa vốn cũng như đánh giá tính khả thi dựa trên kế hoạch lập ra.
Như chúng ta đã thấy, trong kinh doanh có rất nhiều biến số từ các chi phí biến đổi (nhân sự, giá vốn hàng bán) cho đến tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp.
Công cụ tính điểm hòa vốn sẽ hỗ trợ đắc lực phục vụ cho chủ nhà hàng trong giai đoạn lên kế hoạch và những thời điểm kinh doanh không đạt hiệu quả như mong muốn (doanh thu ngấp nghé mức hòa vốn).
4.1. Tính điểm hòa vốn dựa trên Excel
Sử dụng excel trong tính điểm hoà vốn có thể hỗ trợ chủ quán
- Liệt kê được chi tiết các khoản chi phí qua từng tháng, từng năm
- Có thể điều chỉnh chi phí qua từng tháng, từng năm để tối ưu điểm hòa vốn một cách tốt nhất. Ví dụ: trong dịp cận Tết, dự đoán doanh số sẽ tăng trưởng cần bổ sung thêm nhân sự hoặc cuối năm nhà hàng dự định tái đầu tư có thể phải chi tiền vượt định mức trong giai đoạn này. Các khoản chi vượt ngưỡng này sẽ được thể hiện và lưu trữ trên Excel vô cùng chi tiết. Giúp chủ nhà hàng đánh giá thời điểm thích hợp để đầu tư hoặc cắt giảm chi phí.
- Bảng Excel cũng giúp chủ nhà hàng có một cái nhìn toàn cảnh hơn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá được số tiền dự kiến, số tiền thực tế của từng loại chi phí như chi phí nhân sự, chi phí COGs… từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn
Tuy nhiên, để có thể áp dụng excel vào việc tính điểm hòa vốn, chủ nhà hàng cần phải nắm tường tận công thức tính, bản chất của các chỉ số để hạn chế tình trạng cho ra kết quả sai, ảnh hưởng tới quyết định kinh doanh.
4.2. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Hiện tại có nhiều phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp các chủ nhà hàng xử lý công đoạn tính điểm hòa vốn phức tạp này. Anh chị chỉ cần điển trực tiếp các số liệu dự tình ban đầu của mình vào hệ thống của phần mềm, công cụ này sẽ tự động tính ra điểm hòa vốn theo ngày/tháng/năm của nhà hàng. Từ đó, chủ nhà hàng có thể nhanh chóng đưa ra quyết định điều chỉnh trong hoạt động kinh doanh của mình.
Trên thị trường hiện đang có rất nhiều phần mềm, nếu không lựa chọn kĩ có thể sẽ khiến cho các chủ quán “tiền mất tật mang”, vừa không giải quyết được các vấn đề của quán mà còn khiến các số liệu bị sai sót, nhầm lẫn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn với đa dạng chức năng từ chăm sóc khách hàng (iPOS CRM), quản lý bán hàng (FABi), kế toán (iPOS Accounting), quản lý kho (iPOS Inventory)… Để có thể tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ số: 1900 4766.
Tạm kết
Điểm hòa vốn là một phép tính vô cùng quan trọng giúp chủ nhà hàng xây dựng kế hoạch đầu tư, bám sát kế hoạch kinh doanh. Đối với những chủ nhà hàng có nhu cầu gọi vốn, một kế hoạch kinh doanh chi tiết và bài bản là một phần vô cùng quan trọng trong quá trình thuyết phục đối tác kinh doanh đồng hành cùng ý tưởng của mình. Điểm hòa vốn sẽ giúp chủ nhà hàng xác định được liệu mô hình và kế hoạch kinh doanh của mình có phù hợp với vị trí mặt bằng, khách hàng trong khu vực hay không.
Bên cạnh đó, điểm hòa vốn cũng sẽ giúp chủ nhà hàng phân bổ dòng tiền đầu tư vào các hạng mục trang thiết bị phù hợp để tăng cơ hội thành công. Trong bối cảnh Covid-19 diễn biến phức tạp, điểm hòa vốn là một trong những tiêu chí bắt buộc cần phải được đánh giá trước khi xác định “chôn vốn” vào một cơ hội kinh doanh trong ngành F&B.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để quản lý nhà hàng trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
