Không ít nhà hàng vẫn thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải dù đã tuyển đông nhân viên. Nguyên nhân một phần đến từ việc sử dụng nhân sự chưa hiệu quả, một phần do chưa có phương pháp quản lý, vận hành phù hợp. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, phục vụ tốt cho khách hàng giờ cao điểm mà không cần tốn thêm chi phí thuê nhân sự thì thách thức đặt ra là làm thế nào để tối ưu công suất nhà hàng. Sau đây là một số kinh nghiệm mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho nhà hàng của mình.
Nội dung
1. Một số vấn đề thường gặp phải trong vận hành nhà hàng
Để một nhà hàng có thể vận hành trôi chảy cần có sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận như lễ tân, thu ngân, nhân viên phục vụ, nhân viên bếp,… Khi công việc của mỗi bộ phận được tối ưu sẽ giúp tối đa hóa công suất phục vụ của nhà hàng. Tuy nhiên, thực tế tại nhiều nhà hàng, việc sắp xếp nhân viên chưa hợp lý, công việc chồng chéo, quy trình phục vụ thiếu tinh gọn với nhiều nghiệp vụ thủ công,… dẫn đến công suất nhà hàng không được đảm bảo, nhiều tình huống “vỡ trận” khi quán đông khách. Tốn nhiều thời gian để phục vụ một bàn khách, thanh toán chậm trễ, khách hàng phải chờ đợi lâu, lên nhầm món, thiếu món,… là tình trạng không hiếm gặp tại nhiều nhà hàng dù nhân viên đã làm việc hết công suất.
Chúng ta cùng bóc tách những vấn đề tại từng bộ phận trong chuỗi vận hành nhà hàng:
– Lễ tân: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp, sắp xếp bàn cho khách. Trong những dịp cao điểm lễ, Tết hay thời điểm đông khách trong ngày, vấn đề mà lễ tân thường gặp phải là không nắm được chính xác khách đã đặt trước, tình trạng còn/hết bàn, bàn nào có khách chuẩn bị về,… để có sự sắp xếp phù hợp. Nhiều tình huống xảy ra như khách đã đặt trước nhưng không được xếp chỗ, từ chối khách trong khi sắp có bàn trống hay để khách hàng phải chờ đợi lâu mới có bàn,… ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh cũng như trải nghiệm khách hàng.
– Nhân viên phục vụ: Với các nhà hàng nhiều tầng, nhiều khu vực, nhân viên phải mất thời gian di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa thông tin order. Khi có yêu cầu mới từ khách hàng, nhân viên lại phải lặp lại quá trình này. Đây là một khoảng thời gian thừa không đáng có khiến công suất nhà hàng bị ảnh hưởng. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể mất nhiều thời gian để phục vụ order cho một bàn khách, ghi order bằng giấy tay dễ sai sót, nhầm lẫn. Order chậm trễ, phục vụ sai thứ tự, ghi order nhầm,… là những tình huống mà nhân viên phục vụ rất dễ gặp phải trong những thời điểm đông khách.
– Nhân viên bếp/bar: Bộ phận bếp/bar là bộ phận cốt cán trong một nhà hàng. Những giờ cao điểm đông khách thì đây cũng là bộ phận phải chịu áp lực cực kỳ lớn khi phải vừa đảm bảo tốc độ ra món nhanh, chính xác vừa đảm bảo chất lượng món ăn. Chế biến nhầm món, thiếu đơn, làm sai thứ tự order, chế biến không chuẩn theo định lượng vì áp lực thời gian,… là những tình huống thường gặp phải. Bên cạnh đó, việc không tổng hợp được chính xác số lượng món cần làm dẫn đến việc chế biến lẻ tẻ theo từng đơn order khiến quá trình chế biến không được tối ưu, thời gian chế biến bị kéo dài và nguyên vật liệu cũng không được sử dụng hiệu quả.
– Thu ngân: Đây là bộ phận quyết định việc doanh thu trả về của nhà hàng có chính xác hay không. Là người kiểm kê và thực hiện bước thanh toán cuối cùng, thu ngân cần nắm bắt được chính xác thông tin order, các điều chỉnh thêm món, hủy món trong quá trình phục vụ, kiểm soát các yêu cầu tách/gộp bàn, tách/gộp hóa đơn,… Bởi vì có rất nhiều nghiệp vụ phải xử lý nên việc nhân viên thu ngân bị rối, nhầm lẫn số liệu trong thời điểm đông khách không phải chuyện hiếm gặp. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của nhà hàng mà còn khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm. Làm sao để thực hiện thanh toán vừa nhanh chóng vừa chính xác là yêu cầu trên hết đối với vị trí thu ngân.
2. Giải pháp tối ưu công suất nhà hàng, tăng tốc kinh doanh
2.1. Phân bổ nguồn lực nhân sự hợp lý
Phân bổ nguồn lực hợp lý được coi là một yếu tố then chốt để tối ưu công suất nhà hàng. Là một chủ nhà hàng, bạn sẽ cần xem xét yêu cầu của từng công việc, từng vị trí nhân viên để có kế hoạch tuyển dụng, phân công công việc hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận trong nhà hàng.
Chuyên môn hóa nhiệm vụ là điều cần thiết để đảm bảo việc vận hành diễn ra suôn sẻ. Thay vì một nhân viên phải đảm nhận nhiều vị trí dễ khiến nhân viên bị rối trong thời điểm đông khách thì khi sắp xếp đúng người đúng việc, mỗi nhân viên, mỗi bộ phận đảm nhiệm những công việc riêng sẽ tối ưu năng suất làm việc của nhân viên và giúp công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Hơn nữa, khi gặp phải những sự cố phát sinh trong quá trình phục vụ, việc có nhân viên chuyên trách xử lý sẽ giúp tránh tình trạng đùn đẩy công việc, từ đó giải quyết vấn đề nhanh hơn, chính xác hơn.
2.2. Chuẩn hóa quy trình phục vụ trong nhà hàng
Một quy trình phục vụ được xây dựng bài bản và tinh gọn sẽ giúp tối ưu công suất nhà hàng. Bạn nên quy định rõ ràng về nguyên tắc và trình tự phục vụ trong nhà hàng từ khâu chuẩn bị, đón khách, tiếp nhận order, chuyển order đến bếp/bar và thu ngân, phục vụ món cho đến khâu kiểm đồ, thanh toán, tiễn khách,… Mọi quy trình cần được văn bản hóa để mọi nhân viên đều nắm được và tuân thủ theo đúng quy trình đề ra.
Trong khi xây dựng quy trình phục vụ, bạn nên tinh gọn những nghiệp vụ dư thừa để đẩy nhanh tiến độ công việc và tối ưu công suất nhà hàng. Ví dụ như vấn đề nhân viên phải di chuyển qua nhiều khu vực để đưa order gây mất thời gian, bạn có thể áp dụng các phương thức order thông qua máy tính bảng. Ngay khi hoàn tất order, thông tin sẽ ngay lập tức được chuyển đến bếp/bar tương ứng và thu ngân, giờ đây thay vì phải di chuyển nhiều thì nhân viên có thể sử dụng thời gian đó để hỗ trợ order cho nhiều khách hàng hơn. Hay đối với quy trình thanh toán, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp nhân viên tính tiền nhanh hơn, chính xác hơn cho khách hàng. Bạn cũng nên bổ sung thêm đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,… để khách hàng linh hoạt và tiện lợi hơn trong quá trình thanh toán.
Song song với việc chuẩn hóa quy trình, bạn cũng không nên bỏ qua việc đào tạo nhân viên để họ nắm rõ vị trí công việc của mình. Những thao tác nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp của nhân viên sẽ góp phần quan trọng để tối ưu công suất nhà hàng.
[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb-3′]
2.3. Tối ưu công suất khu vực bếp
Trước khi đề cập đến yếu tố con người thì bạn chú trọng đầu tư các trang thiết bị bếp đủ tốt, sắp xếp các khu vực bếp một cách khoa học để đảm bảo mọi hoạt động trong bếp được diễn ra thuận tiện. Các trang thiết bị kém chất lượng có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên bếp, ví dụ như máy xay thịt không thể xay đủ nhỏ, đủ mịn như yêu cầu nên nhân viên sẽ phải xay lại nhiều lần, tốn kém thời gian,… Trang bị các máy móc, thiết bị chế biến hiện đại cũng là cách để bạn tăng công suất làm việc của nhân viên bếp.
Rất nhiều công việc trong khu vực bếp cần phải thực hiện như sơ chế, chế biến, vệ sinh, nhận đơn, trả đồ,… Nếu như công việc bị chồng chéo sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như chất lượng món ăn. Do đó bạn nên chuyên môn hóa công việc cho từng nhân viên trong khu vực bếp: người nào điều phối, người nào chuyên sơ chế, người nào chuyên món xào, người nào chuyên món nướng, người nào chuyên pha nước sốt,… Chuyên môn hóa cho từng công đoạn nhỏ, lựa chọn nhân sự tốt nhất cho từng vị trí sẽ giúp bếp hoạt động trôi chảy hơn ngay cả khi đông khách, chất lượng món ăn cũng vì thế mà đồng đều hơn.
Quá trình nhận đơn và điều phối chế biến là cực kỳ quan trọng. Bạn nên bố trí nhân sự chuyên phụ trách nhận đơn, tổng hợp yêu cầu để các nhân viên bếp thực hiện chế biến chính xác và hiệu quả hơn. Ngày nay, nhiều bếp nhà hàng đã ứng dụng các giải pháp công nghệ để quản lý bếp, tiêu biểu là hệ thống màn hình hiển thị KDS (Kitchen Display Screen). Hệ thống KDS sẽ hiển thị thông tin đơn hàng theo thứ tự order, tự động tổng hợp chính xác số lượng món cần chế biến, theo dõi tình trạng đơn hàng,… Thay vì phải chế biến từng đơn riêng lẻ thì bếp có nắm được chính xác số lượng món cần thực hiện để chế biến trong một lần, vừa tăng tốc độ phục vụ vừa tối ưu được phần nguyên vật liệu. Trường hợp đông khách, số đơn order chuyển về bếp quá nhiều có thể khiến nhân viên tổng hợp đơn không chính xác thì hệ thống KDS là giải pháp tiện ích khắc phục được nhược điểm này.
2.4. Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý và vận hành
Nhu cầu về trải nghiệm của thực khách ngày càng cao đòi hỏi quy trình vận hành của nhà hàng cũng phải không ngừng cải tiến. Phương thức vận hành truyền thống với sổ sách ghi tay, quản lý thủ công với nhiều nhược điểm đã không còn phù hợp trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay. Các giải pháp công nghệ được xem như là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc tối ưu công suất nhà hàng, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ mà tiêu biểu là phần mềm quản lý bán hàng ngày càng phổ biến tại các nhà hàng và sẽ là xu thế tất yếu trong ngành kinh doanh ăn uống F&B nói chung.
Hiện nay, iPOS.vn đang là một trong những nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín dành cho ngành F&B tại Việt Nam. Hệ sinh thái sản phẩm đa dạng của iPOS.vn được xây dựng chuyên biệt để phù hợp với đặc thù của các mô hình kinh doanh ăn uống đã và đang là lựa chọn tin cậy của hàng ngàn chủ kinh doanh trong việc tối ưu công suất nhà hàng.
Các giải pháp order thông minh
Bên cạnh phương thức order trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng quen thuộc ở hầu hết các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay, iPOS.vn còn phát triển thêm nhiều giải pháp thông minh hơn giúp tối ưu quy trình order, gọi món, gia tăng công suất phục vụ trong nhà hàng như:
– Menu điện tử iPOS O2O: Đây là giải pháp giúp thực khách tự gọi món, gọi nhân viên tại bàn bằng cách sử dụng smartphone cá nhân để quét mã QR Code. Với mô hình trả trước, khách hàng có thể tiến hành thanh toán tiện lợi trên giao diện menu điện tử thông qua ví Momo hoặc ZaloPay. Với giải pháp này, khách hàng không còn phải chờ đợi nhân viên đến từng bàn để order, nhân viên cũng giảm tải được một khối lượng công việc lớn bởi menu điện tử đã hỗ trợ thay thế nhiều tác vụ thông thường như giới thiệu món, ghi order, thanh toán,… Trải nghiệm khách hàng được nâng cao, công suất nhà hàng cũng được tối ưu, vừa phục vụ được nhiều lượt khách hàng hơn vừa tiết kiệm chi phí nhân sự. Ngoài ra, menu điện tử iPOS O2O cũng là một công cụ để thu hút khách hàng đăng ký thành viên hay thu thập phản hồi từ khách hàng để đưa ra những phương thức xử lý và chiến lược kinh doanh phù hợp hơn.
– Thiết bị tự đặt đồ Self Order: Đây cũng là một giải pháp giúp khách hàng có thể chủ động order mà không cần chờ đợi nhân viên. Chỉ với những thao tác lướt, chạm đơn giản trên các máy Self Order được bố trí trong nhà hàng, khách hàng có thể xem menu, chọn món, đặt món, thanh toán cực kỳ tiện lợi. Mặc dù hiện nay thiết bị này chưa thực sự được sử dụng phổ biến tại Việt Nam nhưng vẫn luôn được đánh giá sẽ là công cụ thay đổi cách vận hành của ngành F&B.
Giải pháp quản lý bếp/bar KDS
Như đã đề cập ở phần trên, KDS là một giải pháp đắc lực trong việc tối ưu hoạt động tại khu vực bếp. Đây cũng là một trong những giải pháp mà iPOS.vn đang triển khai cho nhiều nhà hàng trên toàn quốc. Bên cạnh tính năng hiển thị và tổng hợp order, sắp xếp order theo đúng thứ tự để bếp điều phối chế biến dễ dàng hơn, KDS của iPOS.vn còn hỗ trợ thêm các tính năng như thông báo hết món, tiếp nhận hay từ chối yêu cầu hủy món giúp nhân viên phục vụ ở bên ngoài có thể kịp thời tư vấn cho khách hàng.
Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng online
Ngày nay, hình thức đặt đồ ăn online, giao hàng tận nhà đang phát triển mạnh mẽ. Việc kết hợp bán hàng online trên các ứng dụng như Now, GrabFood, Baemin,… hay mở rộng các kênh online nội bộ như website, Facebook, điện thoại,… trở nên phổ biến tại các nhà hàng. Tuy nhiên việc quản lý đơn hàng online từ nhiều kênh khác nhau như vậy cũng gây khó khăn không nhỏ cho các nhà hàng, tình trạng thiếu đơn, nhầm đơn rất dễ xảy ra.
Để tối ưu công suất nhà hàng trong việc bán hàng trên các kênh online, iPOS.vn đã phát triển giải pháp iPOS Call Center – toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Ngoài ra, đến nay iPOS.vn cũng đã liên kết với GrabFood và Loship, đơn hàng từ các kênh này sẽ được chuyển trực tiếp về máy POS bán hàng để xử lý thay vì nhân viên của bạn phải nhập liệu thủ công như trước kia.
Công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý
Ngoài những tính năng hỗ trợ bán hàng, tối ưu công suất nhà hàng, phần mềm quản lý bán hàng từ iPOS.vn cũng là một công cụ quản lý đắc lực cho chủ kinh doanh. Hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ, chi tiết và trực quan giúp bạn theo dõi, kiểm soát tình hình kinh doanh dễ dàng và chính xác. Ứng dụng quản lý từ xa cập nhật dữ liệu theo thời gian thực giúp chủ nhà hàng có thể theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, bạn có thể quản lý kho hiệu quả hơn với iPOS Inventory, quản lý và chăm sóc khách hàng với iPOS CRM, thực hiện nghiệp vụ kế toán nhà hàng tiện lợi và chính xác với iPOS Accounting,… Hệ sinh thái sản phẩm công nghệ của iPOS.vn mang đến giải pháp quản lý toàn diện dành cho các cho các chủ kinh doanh ăn uống.
