Theo kinh nghiệm quản lý nhà hàng của những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực F&B, một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của nhà hàng trong 5 năm đầu kinh doanh chính là ở đội ngũ nhân sự.
Đây là một bài toán chung của ngành kinh doanh nhà hàng dịch vụ ăn uống nói chung khi mà tâm lý chung của người Việt không coi đây là một nghề để gắn bó lâu dài. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự đã khó, làm thế nào để họ gắn bó và cống hiến cho nhà hàng còn khó hơn nhiều lần.
Những chiêu thức thu phục nhân viên sau đây có thể sẽ giúp bạn giải quyết bài toán khó này.
Nội dung
1. Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng
Tùy vào quy mô kinh doanh dự định của bạn và điều kiện vốn mà bạn có để thuê mặt bằng cho phù hợp. Bạn cần cân nhắc các yếu tố như: diện tích mặt bằng, vị trí trung tâm, điều kiện về giao thông đi lại, có chỗ để gửi xe cho khách. Chi phí này nên chiếm khoảng 25% tổng số vốn đầu tư của bạn.
Với những nhà hàng mới mở, bạn cần đầu tư khá nhiều cho chi phí này. Bạn có thể lựa chọn hình thức marketing truyền thống như tờ rơi, banner, các chương trình khuyến mãi, giảm giá, voucher để thu hút, giữ chân khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng các kênh thông tin có sẵn như: Facebook, Website, Google để chạy quảng cáo đem hình ảnh nhà hàng của bạn đến gần hơn với khách hàng.
2. Quản lý chi phí cố định
2.1. Quản lý tài chính
Bạn có thể sử dụng đến những công cụ công nghệ như các phần mềm quản lý nhà hàng, quản lý tài chính. Công nghệ không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả, tránh những rủi ro, sai sót mà còn đánh giá thực trạng nhà hàng của bạn từ đó đưa ra các giải pháp, xu hướng cho hoạt động kinh doanh của bạn.
2.2. Quản lý chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm
Hệ thống hóa, sắp xếp các sản phẩm kinh doanh
Bạn có thể sử dụng sổ tay, bảng tính excel hoặc những công cụ hỗ trợ công nghệ giúp kiểm soát tốt nhất việc quản lý hàng hóa từ khâu nhập hàng kiểm kê đến khâu xuất nguyên liệu cho nhà bếp. Việc sắp xếp các nguyên liệu cùng loại sẽ giúp bạn tiện hơn trong việc kiểm hàng thừa thiếu cũng như dễ bảo quản tránh thất thoát.
Hạch toán các đơn hàng
Việc tồn âm hàng và thất thoát là hậu quả của hoạt động hạch toán không rõ ràng và thiếu chính xác. Bạn nên sử dụng phần mềm để quản lý các đơn hàng giúp việc hạch toán trở nên dễ dàng đồng thời tránh trường hợp thất thoát do nhân viên gian lận làm giả hóa đơn nhằm lấy cắp hàng hóa hoặc do nhiều nguyên nhân khác.
Lắp đặt camera giám sát nhà hàng
Camera lắp đặt trong các góc của nhà hàng, quầy bếp, nhà kho, quầy thu ngân, v.v… sẽ giúp chủ quán bao quát toàn bộ hoạt động ra vào cũng như thái độ phục vụ của nhân viên. Bạn cần tính toán số lượng camera và các vị trí phù hợp vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo hoạt động quản lý hàng hóa hiệu quả nhất.
Vệ sinh an toàn thực phẩm
Như đã nói, bạn cần lựa chọn nguồn nguyên liệu chất lượng, tươi sạch, đảm bảo vệ sinh. Nguồn nguyên liệu an toàn không chỉ giúp trải nghiệm về đồ ăn của khách hàng tại nhà hàng bạn được tốt nhất mà còn giúp “níu chân” khách hàng trong những lần tiếp theo.
2.3. Quản lý tài sản nhà hàng
Đặc thù của nhà hàng là phải sử dụng rất nhiều công cụ, dụng cụ nhỏ với số lượng lớn. Do đó, để đảm bảo công việc quản lý tài sản nhà hàng tránh thất thoát người quản lý cần thường xuyên kiểm tra, theo dõi số lượng, vật dụng để kịp thời giải trình báo cáo những trường hợp mất mát, hư hỏng giúp chủ cửa hàng có những giải pháp kịp thời.
2.4. Quản lý tiêu chuẩn phục vụ
Nhà hàng của bạn sẽ không thể thành công nếu chỉ dựa chất lượng của những món ăn được phục vụ mà còn phụ thuộc vào tiêu chuẩn phục vụ. Chủ nhà hàng cần giám sát, thực hiện các quy chuẩn, quy tắc phục vụ đào tạo nhắc nhở nhân viên của mình trong quá trình kinh doanh nhà hàng.
2.5. Quản lý rủi ro
Nếu bạn biết cách quản lý rủi ro, bạn sẽ giúp nhà hàng của mình chuyển từ tình trạng bị động sang chủ động, bảo vệ được danh tiếng cho nhà hàng trong một số trường hợp. Nhà hàng luôn có những rủi ro cho dù bạn đã kiểm soát, thực hiện các quy trình theo đúng quy tắc, quy chuẩn. Chẳng hạn như việc ngộ độc, nhân viên cư xử tệ với khách, cháy nổ, v.v… Bạn cần có những cách xử lý khéo léo cho từng trường hợp, hoàn cảnh giúp nhà hàng của mình tránh khỏi những thiệt hại đáng tiếc về uy tín.
3. Quản lý nhân viên
3.1 Tuyển dụng nhân sự
Như đã nói, nhân sự cho nhà hàng bao gồm: quản lý, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ, đầu bếp, v.v… Tùy vào ngân sách và quy mô kinh doanh của nhà hàng mà bạn cân nhắc và tuyển dụng đủ số nhân sự. Nếu công tác tuyển dụng tốt, chọn được những người đủ khả năng với công việc, bạn sẽ đỡ tốn thời gian và chi phí đào tạo. Chủ nhà hàng cũng cần chuẩn bị những phương án thay thế nhân viên cũng như thêm nhân sự mới tránh trường hợp thiếu nhân lực.
3.2. Chế độ làm việc rõ ràng
Một thực trạng chung của rất nhiều nhà hàng hiện nay là không đưa ra hợp đồng lao động cùng những đãi ngộ rõ ràng cho người lao động. Đa số chỉ là hợp đồng miệng hoặc nếu có sẽ thiếu đi những điều khoản như thưởng lễ, bồi dưỡng khi bệnh tật, bảo hiểm, v.v…
Đây chính là nguyên do khiến nhiều nhân viên không gắn bó dài lâu với ngành nhà hàng ăn uống mà chỉ coi đây là công việc tạm thời.
Bên cạnh đó bạn cũng phải có Nội quy nhân viên nhà hàng rõ ràng để có thể xử lý các hành vi khác nhau một cách công bằng nhất
Vì thế, đa phần họ sẽ bỏ việc khi tìm được một vị trí mới với mức lương cao hơn cùng những ưu đãi tốt hơn. Nhiều quản lý nhà hàng lâu năm có chia sẻ rằng việc mất đi những nhân sự chủ chốt như bếp chính hay phục vụ cứng chính là một “cuộc khủng hoảng” với họ vì phải mất thêm thời gian tuyển dụng, đào tạo lại và ít nhiều ảnh hưởng đến mùi vị của các món ăn nhà hàng.
Vì thế, muốn duy trì nhân sự trong kinh doanh nhà hàng hiệu quả thì bạn nên đưa ra một chế độ hợp lý phù hợp với năng lực của họ ngay từ ban đầu để nhân viên giỏi gắn bó dài lâu.
3.3. Công tâm trong mọi tình huống
Trong ngành dịch vụ nói chung và nhà hàng ăn uống nói riêng luôn xảy ra những tình huống phức tạp mà bạn chẳng thể lường trước được. Những mâu thuẫn phát sinh giữa nhân viên với nhân viên hay nhân viên với khách hàng. Là người quản lý nhà hàng, bạn phải biết cách xử lý các tình huống thật khéo léo và thông minh để không làm mất lòng bên nào.
Giữa mâu thuẫn của nhân viên với nhau, hãy thật công tâm và phân tích đúng sai xem lỗi ở phía ai và đưa ra cách giải quyết. Hãy lắng nghe cả từ hai phía chứ đừng nên chỉ tin vào người đã làm thân cận lâu năm với mình. Còn trong trường hợp với khách hàng, trách nhiệm của người quản lý nhà hàng là phải đứng ra giải quyết tình huống, không nên trả treo và xin lỗi khách hàng dù đôi khi lỗi không hoàn toàn nằm ở nhân viên của bạn. Ngay sau đó, hãy trao đổi với nhân viên và động viên họ rằng bạn hiểu lỗi không hoàn toàn do họ gây ra. Chính điều này sẽ khiến họ cảm thấy được đối xử công bằng và gia tăng sự tin tưởng ở người quản lý.
iPOS – Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê
- Với 15.000 cửa hàng sử dụng
- Tư vấn hoàn toàn miễn phí
3.4. Lắng nghe và chia sẻ
Ngoài việc bỏ tiền ra thuê và trả lương cho nhân viên, những người quản lý nhà hàng cũng nên quan tâm và dành thời gian lắng nghe những khó khăn trong cuộc sống của các bạn. Nhiều bạn trẻ cho rằng yếu tố giữ chân họ ở lại làm việc lâu dài thì ngoài tiền lương ra chính là ở văn hóa, môi trường làm việc, cách mọi người đối xử với nhau và coi nhau như gia đình. Một người quản lý nhà hàng thông minh cần thấu hiểu không chỉ khách hàng mà cả những người nhân viên của mình. Lắng nghe chia sẻ và giúp đỡ họ vượt qua hoàn cảnh khó khăn sẽ giúp bạn có được những nhân viên trung thành.
3.5. Khen thưởng và cơ hội thăng tiến
Cũng giống như bất kỳ một công việc nào khác, yếu tố cạnh tranh giúp nhân viên có thêm động lực để đổi mới và hoàn thiện bản thân hơn. Một chế độ thưởng phạt hợp lý và các cơ hội thăng tiến sẽ giúp họ làm việc chăm chỉ, có mục tiêu để phấn đấu. Môi trường làm việc cạnh tranh, năng động, không bị nhàm chán và tăng hiệu suất làm việc.
3.6. Tạo môi trường học hỏi và mang đến giá trị
Theo khảo sát của ngành nhân sự nói chung, một trong những lý do để nhân viên nhà hàng gắn bó với công việc hiện tại ngoài lương thưởng ra còn là các cơ hội học tập mà môi trường làm việc mang đến. Đừng đơn thuần chỉ đào tạo những kiến thức công việc đơn thuần, nhà quản lý có thể nuôi dưỡng tình yêu với ngành F&B bằng những kiến thức, kinh nghiệm thực tế. Ngoài ra, vào những ngày giờ vắng khách, hãy tổ chức các lớp học nhỏ dạy họ các kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ hay kinh doanh.
4. Đối với khách hàng
4.1. Lắng nghe và chia sẻ
Khách hàng đến nhà hàng của bạn không chỉ thưởng thức những món ăn ngon mà họ còn muốn được tận hưởng không gian, chất lượng phục vụ. Nói cách khác, bạn cần trân trọng và đem lại những trải nghiệm khó quên cho khách hàng tại nhà hàng của mình. Nó không còn là mối quan hệ giữa kẻ mua người bán, bạn cần lắng nghe những cảm nhận, phản hồi và chia sẻ với khách hàng. Chìa khóa giữ chân khách không chỉ ở chất lượng đồ ăn mà còn nằm ở cái tâm của chủ quán.
4.2. Mang đến trải nghiệm tuyệt vời trước, trong và sau khi khách hàng đến nhà hàng
khách hàng tìm đến nhà hàng do đồ ăn ngon, đúng nhưng chưa đủ. Để thu hút được thực khách đến và duy trì việc họ quay trở lại đòi hỏi một quá trình nhà hàng chăm sóc. Trước tiên để thu hút khách hàng, bạn có thể sử dụng nhiều hình thức như quảng cáo trên trang mạng xã hội, trên các app đồ ăn, hoặc qua hình thức truyền miệng, phát tờ rơi, v.v..
Khi khách hàng đến tại nhà hàng, bên cạnh việc mang đến những món ăn chất lượng và độc đáo, bạn cần chú trọng khâu phục vụ để mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực nhất. Nhân viên nhà hàng cần được đào tạo bài bản để biết cách phân chia nhiệm vụ, bao quát nhà hàng đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách. Nếu vô tình khách làm rơi đũa, nhân viên nhanh chóng mang đến với nụ cười thân thiện, nhà hàng của bạn nhất định lưu được ấn tượng tốt đối với thực khách. Thái độ phục vụ của nhân viên là yếu tố tiên quyết trong việc mang đến trải nghiệm hoàn hảo cho khách tại nhà hàng.
70% doanh thu nhà hàng đến từ những khách hàng thân thiết. Việc giữ chân khách hàng, thu hút họ quay trở lại nhà hàng sẽ dễ và tiết kiệm hơn lôi kéo khách hàng mới. Sau khi khách hàng dùng bữa tại nhà hàng, có được thông tin, bạn nên sử dụng những công cụ chăm sóc để theo dõi thói quen chi tiêu của họ, tạo ra các chương trình Marketing để kích thích họ tiêu dùng. Dù trước, trong hay sau quá trình mua hàng, duy trì một dịch vụ tốt sẽ là yếu tố giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn và giữ chân thực khách của mình.
4.3. Sử dụng phần mềm CRM quản lý nhà hàng
Phần mềm CRM là ứng dụng công nghệ được tích hợp các chức năng giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả và tối đa nhất.
5. Lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng
6. Quyền hạn và trách nhiệm người quản lý nhà hàng
6.1. Đối với khách hàng
6.2. Đối với nhà hàng
- Bao quát và chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động tại quán và đưa ra những quyết định chung để vận hành nhà hàng hiệu quả.
- Đảm bảo sự an toàn, sức khỏe cho mọi người kể cả khách hàng và nhân viên, kiểm soát các loại chi phí, lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất…
- Lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu đảm bảo chất lượng, có nguồn cung ổn định thậm chí là những khi thị trường khan hiếm với chi phí thấp nhất.
Đọc thêm: Gấp đôi hiệu suất làm việc khi biết cách quáng bá bếp nhà hàng
6.3. Đối với nhân viên
Với nhân viên, bạn là người khiến họ “dè chừng” nhưng cũng là tấm gương phản chiếu về văn hóa, phong cách làm việc và cách làm quản lý nhà hàng. Ngoài việc giám sát mọi hoạt động trong khuôn khổ công việc, bạn cần tạo động lực và cảm hứng làm việc tích cực cho họ. Nhân viên trước khi làm việc chính thức, phải được đào tạo một cách kỹ lưỡng về tất cả các nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế tại môi trường dịch vụ từ những người làm lâu năm và quản lý.
Không những chỉ đôn đốc thực hiện tốt nghĩa vụ, bạn sẽ là người trực tiếp đứng ra hoặc hỗ trợ giải quyết các trường hợp khách hàng gây khó khăn cho đội ngũ của quán bởi lời nói của người đứng đầu lúc nào cũng có giá trị và có sức ảnh hưởng lớn hơn. Đặc biệt, sa thải ai, tuyển người nào cũng là một trong những quyền hạn của quản lý, nhưng cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng, hợp tình hợp lý để nhân viên nể phục và không xảy ra xung đột nội bộ.
