Định lượng nguyên vật liệu là một việc cần thiết trong quy trình chế biến của bất kỳ nhà hàng, quán ăn hay quán cà phê nào. Định lượng càng chính xác bao nhiêu thì thành phẩm làm ra càng chuẩn vị bấy nhiêu, cũng như sẽ có căn cứ để chủ quán tính đúng giá bán ra của món ăn hoặc đồ uống. Ngược lại, không định lượng nguyên vật liệu cũng sẽ gây ra những tổn thất đáng kể trong hoạt động kinh doanh của quán.
Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu xem không định lượng nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng như thế nào nhé!
Nội dung
1. Không định lượng nguyên vật liệu có thể gây ra những hậu quả gì?
1.1. Không xác định được đúng giá thành sản phẩm
Giá thành sản phẩm thường được định ra bằng cách cộng tổng giá của các nguyên liệu thành phần cấu tạo nên món đó, cộng thêm những chi phí cần thiết khác như chi phí gas, điện, nước, gia vị, nhân công,… Định lượng mỗi nguyên liệu cấu thành cần phải chi tiết đến từng miligram một vì chỉ có như vậy mới tính ra giá nguyên liệu chính xác nhất, cuối cùng có thể cộng ra giá món hợp lý, vừa đảm bảo quán có lãi mà cũng đảm bảo trả đủ được hết chi phí cần thiết.
Vì thế, nhà hàng, quán ăn hay quán cà phê nhất định không được bỏ qua khâu định lượng nguyên vật liệu hoặc làm sơ sài cho có khâu này. Đặc biệt, có nhiều món lại được cấu thành từ cả nguyên liệu đã qua sơ chế và chưa qua sơ chế, cách tính giá của hai loại nguyên liệu này không giống nhau mà cần có sự phân tách, định lượng rõ ràng. Không định lượng nguyên vật liệu sẽ không xác định chính xác được món đó được cấu thành từ những nguyên liệu nào, mỗi nguyên liệu cần bao nhiêu gam,…
Do vậy sẽ không có cơ sở để tính đúng giá vốn của món ăn, món đồ uống và không đưa ra được giá bán sản phẩm hợp lý nhất. Giá bán quá cao hoặc quá thấp đều ảnh hưởng tới doanh số bán hàng vì giá quá cao thì khách không muốn mua, giá quá thấp lại khiến họ nghi ngại về chất lượng và làm quán bị lỗ.
Nhiều chủ quán hay có thói quen định giá bằng cách… tham khảo giá bán của đối thủ, thấy quán người khác bán đắt hơn là ước lượng qua loa, không định lượng kỹ càng mà chỉ hạ giá bán thấp hơn để lôi kéo khách hàng. Tuy nhiên, cách làm này sẽ không được lâu dài vì đây là một hình thức không fairplay, bán phá giá để câu khách. Có thể trong thời gian đầu, quán đó sẽ có nhiều khách nhưng về lâu về dài lại không bền vững và thậm chí còn bị lỗ vì giá bán ra không bù được vốn.
Xem thêm: Menu ToCoToCo mới nhất: ToCoToCo bán kem 10.000 đồng đối đầu Mixue?
1.2. Lãng phí nguyên vật liệu
Không định lượng nguyên vật liệu còn dẫn tới một vấn đề nghiêm trọng khác: Chủ nhà hàng, chủ quán sẽ không kiểm soát chặt chẽ được số lượng nguyên vật liệu hiện đang có trong kho, nguyên vật liệu nào còn, nguyên vật liệu nào hết, cái nào còn nhiều và cái nào còn ít, còn đủ dùng trong bao lâu,… Nếu đã không nắm rõ tình hình thì sẽ rất khó cho chủ quán hoặc quản lý kho chủ động trong việc nhập hàng, dọn dẹp kho, theo dõi hàng tồn, theo dõi hàng bán ra,…
Khi đó, nhà hàng, quán cà phê sẽ thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu nguyên liệu nhưng không bổ sung kịp, không thể làm đủ số lượng món phục vụ khách hàng, ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh và hình ảnh của quán. Một tình trạng nữa thường gặp là thừa mứa nguyên liệu mà không sử dụng kịp, để lâu quá thời hạn bảo quản thì bắt buộc phải bỏ đi và nhập lại một lô mới, rất lãng phí nguyên liệu và tiền bạc.
1.3. Chất lượng sản phẩm kém và không đồng bộ
Mỗi món ăn, đồ uống cần phải có công thức chế biến cụ thể, trong đó quy định rõ ràng cần dùng bao nhiêu gam mỗi loại nguyên liệu, cần cho cái gì vào trước cái gì vào sau. Việc tuân thủ chặt chẽ công thức như vậy giúp cho đầu bếp hoặc bartender đảm bảo hương vị của sản phẩm luôn đồng đều như nhau, không có sự khác biệt quá lớn giữa mỗi đợt ra món.
Tuy nhiên, nếu nhà hàng không có công thức định lượng nguyên vật liệu chính xác thì rất khó cho đầu bếp, bartender biết tỷ lệ và khối lượng nguyên liệu cấu thành sản phẩm như thế nào. Mỗi lần chế biến, họ chỉ có thể ước lượng bằng mắt hoặc theo cảm tính, cho nguyên liệu không đều tay nên thành phẩm cuối cùng sẽ không có được mùi vị như mong muốn, thậm chí còn ảnh hưởng tới chất lượng món ăn, ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng và ảnh hưởng tới hình ảnh, uy tín của nhà hàng, quán cà phê.
1.4. Tạo cơ hội cho nhân viên gian lận
Không định lượng nguyên vật liệu lâu dần sẽ làm chủ nhà hàng hoặc bộ phận quản lý kho không biết chính xác nguyên liệu còn bao nhiêu. Đây là một sơ hở nghiêm trọng trong kinh doanh, có thể dẫn tới thất thoát tiền bạc cực kỳ lớn. Các nhân viên phụ trách việc nhập – xuất hàng, quản lý kho và bếp/bar sẽ rất dễ lợi dụng sơ hở này và thông đồng với nhau để “rút ruột” nguyên liệu; hoặc họ cũng có thể khai khống lên là nguyên liệu bị hỏng, không sử dụng được trong khi thực tế thì chỗ nguyên liệu ấy vẫn dùng tốt. Sau đó, chỗ nguyên liệu “rút ruột” được hoặc đáng lẽ phải “bỏ đi” sẽ được các nhân viên gian lận lấy làm của riêng, bán lại thu lợi nhuận về túi mình.
Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, quán sẽ rất chóng hết nguyên liệu và phải mua thêm, nhưng thực tế nguyên liệu này không hề được mang ra phục vụ khách và tạo ra lợi nhuận cho quán. Về lâu về dài, quán sẽ vừa tốn tiền nhập thêm nguyên liệu, vừa không có doanh thu và càng ngày càng bị thâm hụt, dẫn tới tình trạng lỗ vốn phải dừng kinh doanh. Đặc biệt, với những quán không có chủ giám sát trực tiếp hằng ngày thì lại càng dễ tạo điều kiện cho các nhân viên gian lận hơn.
2. Chủ nhà hàng, chủ quán nên làm gì để quản lý nguyên vật liệu chính xác?
Việc định lượng chính xác nguyên vật liệu là một phần trong khâu quản lý hàng hóa của nhà hàng/quán cà phê. Muốn quản lý tốt, chủ nhà hàng, chủ quán có thể tham khảo kết hợp một số cách thức dưới đây:
Đưa ra công thức định lượng cụ thể và yêu cầu giải trình nếu có phát sinh vượt quá: Đây là cách mà nhiều quán ăn, nhà hàng đã phải áp dụng để chống thất thoát hoặc lãng phí nguyên liệu. Việc có định lượng nguyên liệu sử dụng chi tiết cho mỗi món sẽ giúp bộ phận đầu bếp, bartender bắt buộc phải chế biến chính xác, bám sát công thức hơn thay vì có thể làm ngẫu hứng. Với số lượng khách gọi món mỗi ngày (chủ quán có thể giám sát qua các bill) sẽ nhân lên với số nguyên liệu sử dụng và cho ra một con số tương đối chính xác, có thể xê dịch trong mức cho phép 5-10%. Nếu kiểm kho cuối ngày vượt mức này, chủ nhà hàng hãy yêu cầu các bộ phận liên quan giải trình, nếu lý do không hợp lý có thể phạt tiền hoặc cảnh cáo để tránh tình trạng nhân viên thông đồng với nhau gian lận.
Lắp camera giám sát, đề cử người đáng tin cậy làm quản lý kho: Đây cũng là một cách phổ biến khác mà các nhà hàng, quán ăn đã sử dụng nếu phát hiện việc quản lý nguyên vật liệu không ổn. Chủ nhà hàng cần cho lắp camera ở những khu vực quan trọng như bếp, bar và kho, không chỉ theo dõi tình hình chế biến, đong đếm nguyên liệu tránh “rút ruột” hay không đúng công thức định lượng mà còn là bằng chứng để đảm bảo quán có quy trình chế biến đảm bảo vệ sinh – an toàn thực phẩm. Người quản lý kho mà chủ quán giao việc cũng phải là một người đáng tin cậy, có kiến thức chuyên môn về kho hàng và có thể theo dõi sát sao các vấn đề liên quan tới nguyên vật liệu.
Sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh: Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị đã cho ra mắt các phần mềm, giải pháp quản lý kho hiện đại, tiện dụng, chuyên biệt cho ngành F&B phần mềm iPOS Inventory của Công ty iPOS.vn. Chủ quán có thể thiết lập công thức và định lượng cụ thể cho mỗi món trên iPOS Inventory, khi có món mới được bán ra thì dữ liệu trong kho cũng sẽ tự động trừ đi phần nguyên liệu đã sử dụng để làm món đó ngay lập tức (Real-time). Sử dụng phần mềm không chỉ hỗ trợ cho việc quản lý kho chặt chẽ hơn mà còn giúp giảm tải khối lượng công việc của các chủ quán, không cần đến quán thường xuyên.
Xem thêm: Ứng dụng định luật 80/20 trong kinh doanh ngành F&B
3. Kết luận
Không định lượng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề mà các nhà hàng, quán ăn hay quán cà phê có bộ phận bar/bếp chưa chuyên nghiệp hóa thường gặp phải và cũng là những nguyên nhân chính dẫn tới việc thất thoát tiền bạc. Nếu kịp thời khắc phục sai sót và tìm ra cách quản lý kho phù hợp, các chủ nhà hàng có thể tạo ra quy trình vận hành trơn tru hơn và đem về lợi nhuận cao hơn cho nhà hàng của mình.
