Các nhà hàng mới thành lập luôn gặp vấn đề rắc rối với việc phân chia tỷ lệ các khoản trong số vốn ban đầu như thế nào. Tuy nhiên, đôi khi do chưa biết cân đối tỷ lệ chi phí mở quán nên nhà hàng không thể dự trù ngân sách tốt, dẫn tới hệ quả là số tiền cho từng khoản đều bị phát sinh thêm và nhà hàng kinh doanh không hiệu quả nữa.
Nhưng làm thế nào để phân chia số tiền vốn ban đầu cho phù hợp? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu cách phân bổ tỷ lệ chi phí cho các đầu mục ban đầu và cân đối lại với mô hình của nhà hàng sao cho hợp lý nhất qua bài viết dưới đây nhé!
Nội dung
1. Chi phí đầu tư cho mặt bằng
Chi phí đầu tư cho mặt bằng là phần chi phí thô, chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của nhà hàng. Tuy nhiên, gần như nhà hàng sẽ không thể thu hồi vốn từ phần chi phí này nếu di dời hoặc đóng cửa cơ sở vì sẽ không thể thanh lý những gì đã đầu tư (gạch vữa, vôi ve, sơn sửa,…). Thời gian khấu hao cho chi phí mặt bằng thường tương đương với thời gian thuê mặt bằng, vậy nên nhà hàng cần tiết kiệm khoản chi phí này càng nhiều càng tốt.
Với những mô hình chỉ thuê đất nền và tự xây dựng nhà hàng, chủ nhà hàng cần phải thương thảo với chủ thuê đất cho một hợp đồng thuê càng lâu càng tốt, tận dụng hết lợi thế của vị trí đất để kiếm lại được doanh thu đủ hồi vốn và tương xứng với số tiền bỏ ra đầu tư cho phần cứng. Thời gian thuê phù hợp nhất là từ 3-5 năm, vừa đủ để nhà hàng phát triển cũng như kịp dừng lại nếu việc kinh doanh không hiệu quả.
Thông thường, trong ngành F&B thì việc đi thuê lại mặt bằng rồi cải tạo cho phù hợp với phong cách nhà hàng vẫn phổ biến hơn. Khi đó, doanh nghiệp F&B không phải mất khoản chi phí xây dựng khổng lồ mà chỉ cần cải tạo, tu sửa lại phần cứng lại được. Ước tính số tiền chi cho khoản này chiếm khoảng 25 – 30%.
2. Chi phí đầu tư tài sản cố định
Tài sản cố định của quán được hiểu là những tài sản mà có giá trị cao, quán sẽ sử dụng liên tục trong thời gian dài, đồng thời thời gian khấu hao hoặc luân chuyển của những tài sản này cũng thường từ 3-5 năm trở lên. Trong nhà hàng, tài sản cố định thường là những tài sản có giá trị cao như máy móc, trang thiết bị trong bếp (lò nướng, lò vi sóng, xoong chảo chuyên dụng, máy hút mùi,…) hoặc bàn ghế, đồ decor đắt tiền để phục vụ cho việc trang trí.
Tùy vào concept của cửa hàng, phân khúc khách hàng và tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm được đặt ra mà nhà hàng có thể lựa chọn mua máy móc, thiết bị và nội thất tương xứng. Ví dụ, nhà hàng chuyên đồ Âu – pizza cao cấp nên đầu tư cho hệ thống lò nướng pizza đạt chuẩn, thậm chí là xây hoặc đặt hàng lò nướng riêng; nhưng với những quán ăn bán đồ Âu bình dân giá rẻ cho lứa tuổi học sinh – sinh viên thì có thể sử dụng những chiếc lò nướng pizza nhỏ và đơn giản hơn.
Tuy nhiên, chi phí đầu tư tài sản cố định cũng không nên vượt quá 30% trong tổng ngân sách. Chủ quán nên xem xét chỉ mua mới những thứ thật sự cần thiết, mua nhượng hoặc tìm các hội nhóm thanh lý đồ để mua lại với giá rẻ hơn. Ngoài ra, nhà hàng vẫn có thể thu hồi một phần vốn từ những tài sản này bằng cách bán lại nếu không sử dụng nữa.
3. Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ
Đây là khoản chi phí phải bỏ ra cho những đồ dùng, thiết bị có giá trị không quá lớn (tầm dưới 30 triệu) và có thời gian khấu hao nhanh dưới 1 năm. Có thể kể đến một số công cụ, dụng cụ như: bát đĩa, thìa đũa, giấy lau, máy dập nắp đồ uống,… hoặc một số đồ dùng để trang trí cho nhà hàng mà không quá đắt tiền.
Những đồ dùng này có giá trị nhỏ, lại rất dễ bị mất, hỏng hóc hoặc cần thay thế nên nhà hàng không nên chi quá nhiều tiền, con số thích hợp nhất là mức 8-10% trong tổng ngân sách. Nhà hàng cũng có thể tiết kiệm tiền cho những đồ dùng này bằng cách: thay vì sử dụng đồ dùng 1 lần (bát đĩa, thìa đũa) thì nên sử dụng những loại bát đĩa, thìa đũa bền hơn bằng tre hoặc kim loại có thể rửa sạch, dùng lại được, tránh việc thải ra quá nhiều rác ra môi trường.
4. Chi phí ứng trước
Chi phí ứng trước là khoản chi phí mà nhà hàng sẽ phải trả trước, sau đó dùng doanh thu các tháng để bù vào quay vòng vốn. Một số chi phí ứng trước phổ biến nhất như là tiền thuê nhà đóng cộng dồn theo tháng, tiền điện thoại trả trước hoặc tiền các vật dụng hao mòn hàng tháng (sau khi quán hoạt động khoản này sẽ được tính vào chi phí vận hành) như giấy vệ sinh, nước lau sàn, dầu rửa bát,… và một số khoản phát sinh lặt vặt khác như tiền gas, tiền sửa chữa,…
Ban đầu, chủ nhà hàng có thể thấy đây là những chi phí rất nhỏ, không đáng kể là mấy nhưng khi cộng dồn vào thì con số có thể lên tới khoảng 10 – 15% tổng ngân sách.
5. Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất có thể hiểu là những chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, nhưng lại liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung của cả nhà hàng. Chi phí ngoài sản xuất gồm có hai khoản là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với các quán ăn, chi phí ngoài sản xuất này có thể liệt kê bao gồm chi phí thuê dịch vụ set up cửa hàng, chi phí mua phần mềm thanh toán, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu hoặc các chi phí liên quan tới việc chăm sóc khách hàng. Những chi phí này nên chiếm khoảng 10% trong tổng số ngân sách của nhà hàng.
6. Chi phí marketing giai đoạn đầu
Trong bối cảnh ngành F&B đang có quá nhiều thương hiệu cạnh tranh nhau thì một nhà hàng muốn trụ vững và phát triển tên tuổi rất cần làm marketing. Tùy theo điều kiện mà nhà hàng có thể thuê một đội ngũ để làm marketing cho mình hoặc thuê công ty ở ngoài, nhưng cần đặt ra những mục tiêu cụ thể trước khi bắt tay vào thực hiện chiến dịch marketing.
Nếu ngày trước các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống chủ yếu tập trung vào việc làm marketing offline thì hiện tại, marketing online đang được ưa chuộng hơn với nhiều lựa chọn khác nhau như: chạy quảng cáo Facebook, thuê KOLs tới review, duy trì fanpage,… Marketing là một khâu rất cần thiết giúp nhà hàng phát triển, vì vậy khi tính toán chi phí cho nó thì nhà hàng cần tính toán theo đường dài, dự kiến chi phí ít nhất 3 tháng một lần. Tổng số tiền bỏ ra cho việc marketing nên chiếm 2-3% trong tổng ngân sách.
7. Chi phí dự phòng rủi ro
Trong quá trình kinh doanh của nhà hàng sẽ luôn có những sự cố hay rủi ro diễn ra mà không một ai có thể lường trước được. Khi đó, nhà hàng sẽ rất cần những khoản tiền dự phòng để ứng phó với các sự cố này. Tuy nhiên, không phải nhà hàng nào cũng tính toán tới việc để dành một khoản cho lúc cấp bách mà thường là chi phí phát sinh bất ngờ, không trong dự kiến khiến cho ngân sách lại bị thâm hụt mất một khoản.
Do đó, các chủ nhà hàng cần cân đối với tổng ngân sách để có thể dự trù chi phí rủi ro tốt nhất, thông thường khoản tiền này sẽ rơi vào tầm từ 7-10% ngân sách của nhà hàng.
Xem thêm: Cách tối ưu Feedback khách hàng để quảng cáo miễn phí nhà hàng, quán cafe
8. Bài toán tổng thể
Chúng ta hãy cùng xem xét bài toán như sau: Giả sử một nhà hàng A vừa được thành lập với tổng vốn đầu tư là 1.000.000.000 đồng, mặt bằng đi thuê lại chứ không xây mới. Dựa theo phương pháp như trên, ngân sách của nhà hàng có thể chia ra như sau:
- Chi phí cải tạo mặt bằng = 1 tỷ x 30% = 300.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư tài sản cố định = 1 tỷ x 30% = 300.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ = 1 tỷ x 10% = 100.000.000 đồng
- Chi phí vận hành ứng trước = 1 tỷ x 10% = 100.000.000 đồng
- Chi phí ngoài sản xuất = 1 tỷ x 10% = 100.000.000 đồng
- Chi phí marketing 3 tháng đầu = 1 tỷ x 3% = 30.000.000 đồng
- Chi phí dự phòng rủi ro 3 tháng = 1 tỷ x 7% = 70.000.000 đồng
Tuy nhiên, trong trường hợp nhà hàng A thuê đất và tự xây dựng mặt bằng thì các chi phí dự kiến trong ngân sách sẽ có sự khác biệt. Hơn nữa, cách chia tỷ lệ này cũng còn thay đổi tùy thuộc vào mức độ đầu tư, mong muốn và ý định xây dựng doanh nghiệp của các chủ nhà hàng.
Việc phân bổ chi tiết tỷ lệ chi phí khi mở quán là một việc làm rất cần thiết đối với các chủ kinh doanh F&B mới vì việc này sẽ giúp nhà hàng định giá từng món ăn được chính xác hơn. Nếu tính toán giá cả không hợp lý, nhà hàng không những không thể thu đủ số tiền để hồi vốn mà còn có nguy cơ bị lỗ.
