Chi phí ẩn là một khoản tiền mà nhiều chủ quán hiện nay còn đang “mù mờ” về nó. Tuy nhiên, phần chi phí tưởng chừng nhỏ này lại có thể âm thầm “ăn” mất một phần đáng kể trong doanh thu của quán, khiến cho lợi nhuận thu về sụt giảm. Vậy chi phí ẩn là gì và làm thế nào để giảm thiểu nó? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây của iPOS.vn nhé!

1. Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Shadow costs of production) là các khoản chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng do lỗi từ một khâu nào đó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên nó thường không được ghi nhận dưới dạng chi phí đã phát sinh. Ví dụ: chi phí chưa tối đa hiệu quả quy trình quản lý sản phẩm, chi phí do sản phẩm bị thu hồi, chi phí do vi phạm pháp luật,…

Khi bắt đầu kinh doanh, các chủ doanh nghiệp sẽ thấy bị “choáng” vì có hàng loạt chi phí cần phải chi trả như chi phí quảng cáo, chi phí nhập hàng, chi phí khấu hao đồ ăn/đồ uống bị hư hỏng,… Nhiều người cũng đã cẩn thận lập bảng dự toán kinh doanh để quản lý dòng tiền chính xác, nhưng trong quá trình lập bảng này lại không hề tính đến các khoản chi phí ẩn. Do đó đến khi nhà hàng hoạt động trong thực tế, chủ nhà hàng mới nhận ra mình đã bị tốn thêm một khoản đáng kể, lợi nhuận thu về cũng không được như mong muốn.

2. Các loại chi phí ẩn thường thấy trong nhà hàng, quán cafe

2.1. Chi phí pháp lý

Do chưa tìm hiểu kỹ về thị trường và nắm rõ quy định của pháp luật về lĩnh vực định kinh doanh, nhiều nhà hàng hoặc quán cafe khi mới bắt đầu hoạt động thường gặp phải những rắc rối pháp lý. Trong trường hợp nghiêm trọng, những rắc rối này có thể trở thành sai sót dẫn tới việc doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính. Số tiền phạt hành chính này thường không quá lớn nhưng cũng là một khoản thất thoát làm doanh thu của quán bị giảm sút.

Vì thế, để tránh việc phải tốn tiền cho chi phí pháp lý, chủ quán nên tìm hiểu luật kỹ càng trước khi mở quán, chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để quán hoạt động suôn sẻ. Trong quá trình hoạt động cũng cần thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi trong quy định kinh doanh dịch vụ ăn uống, kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh cho phù hợp.

2.2. Chi phí công nghệ

Trong thời đại hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào quy trình hoạt động đang ngày càng phổ biến hơn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp F&B. Công nghệ không chỉ giúp quy trình vận hành của nhà hàng hay quán cà phê trơn tru hơn mà còn giúp tiết kiệm công sức, thời gian cho chủ thương hiệu trong việc quản lý.

Tuy nhiên, để sử dụng công nghệ hiện đại thì quán cũng phải chi trả khá nhiều tiền, ngoài việc mua thiết bị và lắp đặt ra thì còn phải tính tới chi phí training cho nhân viên sử dụng, chi phí gia hạn, chi phí bảo dưỡng hoặc sửa chữa,… Đây là khoản mà các quán lại không liệt kê ngay từ đầu trong dự toán mà thường đến lúc cần thiết mới phát sinh.

2.3. Chi phí chuyên nghiệp

Chi phí chuyên nghiệp là khoản tiền mà quán cafe hoặc nhà hàng phải bỏ ra để quán hoạt động bài bản, vận hành chỉn chu hơn. Ví dụ như nếu chủ quán không có chuyên môn về mảng kế toán và quá bận rộn để kiểm kê sổ sách thì sẽ cần phải thuê một kế toán để quản lý tài chính, quản lý thuế,… Hoặc chủ quán thuê các freelancer chuyên nghiệp trong ngành F&B để làm marketing, quảng bá cho quán trên các nền tảng như Facebook, TikTok,… 

Nhiều người thường thấy tiếc tiền và nghĩ bản thân có thể từ từ học hỏi, tự làm những công việc chuyên môn hóa như vậy mà không cần thuê nhân sự ngoài. Tuy nhiên, vì chủ quán không có nhiều kiến thức cụ thể về mảng kế toán, truyền thông,… nên rất dễ dẫn tới sai sót, lúc đó số tiền để khắc phục sai sót thậm chí còn lớn hơn số tiền bỏ ra để thuê nhân sự ngoài làm việc.

Xem thêm: Điểm danh 4 loại đồ uống phổ biến không thể thiếu khi kinh doanh quán cà phê

2.4. Chi phí thất thoát

Đối với các doanh nghiệp F&B, các nhà hàng, quán cafe thì thất thoát tài sản là việc thường xuyên xảy ra, đặc biệt là nguyên vật liệu. Nguyên nhân thất thoát đến từ nhiều phía, ví dụ như kiểm kê kho không rõ ràng làm sai lệch số lượng trên sổ sách và thực tế, bảo quản không đúng cách nên hàng hóa bị hỏng hoặc do nhân viên gian lận để ăn cắp.

Các chủ quán có thể chủ động ngăn ngừa việc thất thoát ngay từ đầu bằng nhiều biện pháp khác nhau. Mặc dù không thể tránh được 100% thất thoát nhưng nếu xây dựng một quy trình hoạt động chặt chẽ, quán hoàn toàn có thể giảm thiểu để thất thoát không gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận kinh doanh.

3. 5 giải pháp hiệu quả để hạn chế chi phí ẩn trong kinh doanh F&B

3.1. Cải thiện và cập nhật công nghệ

Các giải pháp công nghệ không đồng bộ, không theo kịp nhu cầu của cả doanh nghiệp và người tiêu dùng là một trong những lý do chính ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, chủ quán nên thường xuyên đổi mới công nghệ và training đội ngũ nhân viên cách sử dụng các phần mềm, máy móc. 

Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ cũng cần dựa trên thực tế kinh doanh của cửa hàng, không nhất thiết phải “chạy” theo xu hướng dùng những cái mới nhất nếu không cần thiết và vẫn sử dụng những phần mềm, phần cứng còn phục vụ hiệu quả cho việc bán hàng.

3.2. Thay đổi các quy trình thủ công

Việc vận hành thủ công có thể khiến quán không chỉ tốn kém về tiền bạc mà còn tốn kém về công sức lẫn thời gian. Ví dụ như trước đây, chủ quán phải thường xuyên có mặt tại quán để giám sát nhân viên làm việc, sau đó còn phải ghi chép thu – chi bằng sổ sách thủ công, kiểm kê doanh số cũng bằng cách tính toán thủ công thì ngày nay tất cả công việc này đều có thể giảm tải nhờ sự giúp đỡ của phần mềm quản lý bán hàng. 

Phần mềm sẽ giúp chủ quán yên tâm về vấn đề ngăn chặn thất thoát, quản lý hoạt động kinh doanh, đồng thời còn đưa ra được báo cáo để đánh giá toàn diện tình hình của nhà hàng. 

3.3. Tối đa hóa hiệu quả hoạt động quản lý

Khi sử dụng công nghệ trong quy trình vận hành, các nhà hàng, quán cafe có thể cắt bỏ một số khâu rườm rà trong việc phục vụ khách hàng, cũng như giảm số lượng nhân viên cần thiết mà chất lượng dịch vụ còn tăng lên. Ngoài ra, sử dụng công nghệ còn tạo cho các quán hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại hơn, tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp cũng đã áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt cho ngành F&B để quản lý việc chấm công, xin nghỉ, tính lương,… cho nhân viên một cách tự động; từ đó có thể giảm bớt khối lượng công việc và thời gian dành cho vấn đề nhân sự. Thay vào đó, chủ quán có thể có thêm thời gian để nghiên cứu hướng phát triển, hoạt động hiệu quả cho quán của mình.

3.4. Cập nhật kịp thời thông tin về các quy chế, pháp luật

Một trong những điều các chủ quán không thể bỏ qua khi kinh doanh là phải liên tục cập nhật các quy định mới của luật pháp liên quan tới lĩnh vực F&B để kịp thời áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Việc thay đổi thuế, hồ sơ cấp phép kinh doanh hay xin giấy phép chứng minh quán đủ vệ sinh – an toàn thực phẩm cũng đều ảnh hưởng tới hoạt động của quán cafe hay nhà hàng. 

Nếu không cập nhật kịp thời sẽ dẫn tới việc doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro và nguy cơ bị phạt tiền, tăng chi phí pháp lý. Ngoài ra, việc một thương hiệu F&B vi phạm pháp luật cũng sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp đó trong mắt khách hàng.

Xem thêm: Nhịn ăn gián đoạn là gì? Nhịn ăn gián đoạn thế nào cho hiệu quả?

3.5. Xây dựng chuỗi cung ứng hoàn chỉnh 

Một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh và vận hành trơn tru sẽ giúp nhà hàng, quán cafe bớt đi được rất nhiều chi phí phát sinh bất ngờ. Trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng, chủ quán nên đặt ra những quy định chặt chẽ ngay từ khi lựa chọn nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển, rồi đến các khâu tiếp nhận đơn đặt hàng – kiểm tra và tiếp nhận lưu kho – xuất kho nguyên vật liệu.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý kho thông minh, hiện đại đã trở thành công cụ hỗ trợ cho các chủ quán, chủ nhà hàng trong việc kiểm soát chặt chẽ hàng hóa xuất – nhập, hạn chế tối đa việc thất thoát hàng.

4. Kết luận

Chi phí ẩn trong ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống là một điều rất khó tránh khỏi, nếu để phát sinh quá nhiều sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận cuối cùng của quán. Vì thế, các chủ quán cần phải có kế hoạch chi tiêu hợp lý, lập bảng dự toán và theo dõi sát sao hoạt động trong quán mình để hạn chế tối đa các chi phí ẩn có thể xuất hiện.