Không thể phủ nhận việc đặt bàn trước mang tới sự thuận tiện cho cả khách hàng và nhà hàng. Tuy nhiên cách thức nào cũng có 2 mặt, không thể tránh khỏi việc khách hàng đột nhiên “hủy kèo” vào phút cuối. Vậy nhà hàng cần làm cách nào để hạn chế tối đa rủi ro này? Hãy cùng iPOS.vn tham khảo bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé!
Nội dung
1. Nguyên do khách hàng đặt bàn nhưng không tới?
Khách hàng đặt bàn nhưng không tới là trường hợp thường xuyên xảy ra ở các nhà hàng/quán ăn, nếu diễn ra liên tục sẽ ẩn chứa nhiều rủi ro, tổn thất lớn, ảnh hưởng tới doanh thu cửa hàng. Đặt bàn là sự cam kết, thỏa thuận giữa hai bên nhằm mục đích xác nhận và giữ chỗ trên hệ thống theo khung thời gian đã hẹn.
Có vô vàn lý do khiến khách hàng đã đặt nhưng “thất hẹn” như:
- Do có công việc xen vào đột xuất
- Do mưa to gió lớn, bão lũ, ngập lụt,…
- Do quên hoặc đơn giản không có hứng dùng bữa nữa
- Do tìm được địa điểm khác có mức giá “hời” hơn
- …
Chung quy lại, mọi lý do dù khách quan ngoài ý muốn hay chủ quan đều có thể ảnh hưởng trực tiếp tới nhà hàng/quán ăn của bạn. Mọi chi phí nhà hàng bỏ ra lẫn công sức nhân viên chuẩn bị bàn ăn, món ăn trước đó sẽ “đổ xuống sông xuống bể” chỉ vì một lần khách hủy hoặc không đến. Do đó, tìm ra những phương án giải quyết và nói không với việc khách hàng “bùng” hẹn sẽ giúp nhà hàng giảm thiểu tối đa rủi ro có thể gặp phải.
Dưới đây iPOS.vn sẽ chỉ ra các tips giúp khách hàng khi đã hẹn khó lòng “bùng”.
2. 4 Tips giúp khách hàng “không bùng” khi đã đặt bàn
2.1. Ngầm nhắc khách bằng cách nhắn tin, gọi điện
Cách làm rất đơn giản, trước thời gian đã hẹn đặt bàn một ngày hoặc vài tiếng, nhân viên booking (nhân viên đặt bàn) sẽ gọi điện hoặc nhắn tin để thông báo, xác nhận lại một lần nữa với khách có đặt bàn tại nhà hàng/quán ăn.
Với khách hàng, việc thực hiện gọi điện và nhắn tin giúp họ không quên lịch trình đã có, ghi nhớ chính xác thời gian đã hẹn, có mặt đúng giờ.
Bên cạnh đó, việc “nhắc ngầm” giúp nhà hàng chắc chắn hơn về sự có mặt của khách hàng vào thời gian đặt bàn, trong trường hợp có bất cứ sự thay đổi nào quán sẽ dễ dàng điều chỉnh và sắp xếp hơn.
Nhiều chủ quán e ngại sẽ gây ra phiền phức cho khách hàng, nhưng trên thực tế việc xác nhận này không hề gây mất thời gian hay làm phiền họ. Mặt khác, còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và mang tới lợi ích cho đôi bên. Thay vì chỉ gọi để xác nhận về việc đặt bàn, bạn có thể quan tâm khách hàng bằng cách hỏi họ có cần thêm ghế trẻ em, hoặc có lấy hóa đơn VAT,…
Thông thường, một khi khách hàng xác nhận ở lần thông báo cuối này gần như sự có mặt của họ đã “chắc như đinh đóng cột”, nhà hàng hoàn toàn có thể yên tâm không lo vấn đề khách hàng vắng mặt vào phút chót.
Xem thêm: Bí quyết giữ chân khách hàng vãng lai
2.2. Thiết lập các điều khoản
Để hạn chế những rủi ro cho việc kinh doanh, thay vì chấp nhận sự may rủi và phụ thuộc vào khách hàng, chủ quán hoàn toàn có thể thiết lập các điều khoản, quy trách nhiệm thành các mức phí cụ thể.
Chẳng hạn như, nhà hàng sẽ có yêu cầu khách đặt cọc từ 10-20% tổng giá trị bàn tiệc. Việc đặt cọc này hoàn toàn hợp lý để “giữ chỗ” hoặc ưu tiên những vị trí có view đẹp cho khách. Đặt cọc ở đây được hiểu là sự ràng buộc, vừa là khoản đền bù rủi ro cho nhà hàng nếu trường hợp khách hủy bàn hoặc không tới. Với khoản đặt cọc từ 10-20% sẽ giúp nhà hàng được “đền bù” những chi phí như chuẩn bị nguyên liệu, setup bàn tiệc,… trước đó.
Một khi khách hàng đồng ý đặt bàn với điều khoản này tức là họ đã phải suy nghĩ và cân nhắc trước khi đặt, đồng nghĩa họ khá chắc chắn về quyết định này. Hoặc khi đã có sự cam kết với nhà hàng thông qua điều khoản, bạn sẽ “thanh lọc” được những trường hợp khách đặt rồi nhưng không tới, hoặc quên lịch đã hẹn.
2.3. Xác nhận và cam kết giữa hai bên
Khi khách liên hệ đặt bàn, chớ nên chủ quan chỉ xác nhận qua cuộc gọi với khách, hãy chắc chắn bạn đã có những xác nhận bằng “giấy trắng mực đen” để có cơ sở đối chiếu với khách. Cách làm thông dụng và phổ biến nhất là thông qua tin nhắn và email. Trong đó cần ghi rõ thông tin khách hàng và thời gian đặt bàn cụ thể, số người tham gia,… và có sự xác nhận từ khách hàng. Việc xác nhận bằng văn bản sẽ gia tăng mức độ quan trọng của sự việc, không chỉ dừng lại ở việc nói suông khiến “lời nói gió bay”.
Khi khách hàng xác nhận văn bản nghĩa là họ cần có trách nghiệm để đảm bảo thực hiện cam kết trên giấy tờ đó và hạn chế việc “bùng hẹn”, đặt nhưng không tới.
Đối với những “đơn hàng” có giá trị cao với quy mô lớn, để hạn chế những trường hợp xấu, bạn cần “giữ chân” khách bằng một bản hợp đồng, xác định các quyền và nghĩa vụ giữa hai bên cần phải chấp hành. Điều này không chỉ là sự thỏa thuận với khách hàng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà hàng trong kinh doanh.
Nếu khách hàng đi ngược lại với hợp đồng, không lẽ nào họ có thể “trốn tránh” việc bồi thường rủi ro cho nhà hàng như đã cam kết ban đầu.
2.4. Chấp nhận sự chậm trễ trong thời gian ngắn
Ngoài những cách trên, bạn có thể áp dụng việc chấp nhận sự chậm trễ của khách, vẫn giữ bàn cho họ trong một khoảng thời gian ngắn trước khi họ quyết định hủy bàn vì một lý do ngẫu nhiên nào đó.
Những lý do chẳng hạn như tắc đường, kẹt xe, xe hỏng, gặp sự cố,… đều có thể khắc phục sớm. Vì vậy, việc nhà hàng chấp nhận sự chậm trễ đó giúp khách hàng thấy được cảm thông và tạo điều kiện, tăng thêm thiện cảm về dịch vụ chăm sóc khách hàng và hình ảnh thương hiệu.
20 – 30 phút là khoảng thời gian lý tưởng, nhà hàng có thể cân nhắc cho phép khách hàng tới trễ và giữ bàn cho họ.
Trong trường hợp bất đắc dĩ khách muốn hủy đặt bàn, hãy đề xuất với khách dời thời gian, ngày đặt sang một thời điểm khác. Điều này giúp nhà hàng không mất đi khách hàng tiềm năng, còn thể hiện sự ứng xử thông minh trước các tình thế.
Xem thêm: Những rủi ro khi mới kinh doanh nhà hàng dễ mắc phải
3. Lời kết
Trong kinh doanh không thể tránh khỏi các rủi ro ngoài ý muốn, nhất là “làm dâu trăm họ” trong ngành F&B. Chủ quán cần xây dựng mọi phương án dự phòng và có tâm lý sẵn sàng đón nhận cả những kịch bản xấu nhất. Bởi công việc nào cũng có những hạn chế nhất định, kiên trì và nỗ lực tìm ra giải pháp sẽ giúp bạn có được hướng kinh doanh hiệu quả. iPOS.vn sẽ luôn đồng hành cùng bạn để mang tới những kiến thức hữu ích nhất. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Bạn hãy thử tham khảo các phần mềm sau để công việc vận hành trở nên trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
