Lãnh đạo và kế toán nhà hàng có thể xem xét cắt giảm một số chi phí không cần thiết để giảm thiểu ngân sách, giúp tăng lợi nhuận hơn cho nhà hàng mình. Hơn bao giờ hết, việc này đang rất cần thiết bởi ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt khi bước vào giai đoạn “bình thường mới” hậu dịch COVID-19.
Các khoản chi tiêu lãng phí, không cần thiết là một nguyên nhân gây ra bội chi ngân sách với nhiều nhà hàng dù lớn hay nhỏ, nhưng không phải chủ nhà hàng hoặc kế toán nhà hàng nào cũng đủ tinh tế để phát hiện ra. Theo thời gian, những chi phí này sẽ khiến nhà hàng thất thoát tiền bạc đáng kể, gây ra tình trạng doanh thu cao nhưng không có lãi hoặc tệ hơn là khiến nhà hàng gặp lỗ.
Vậy hãy cùng iPOS.vn điểm qua 5 loại chi phí mà các nhà hàng có thể cắt giảm để tăng doanh thu hiệu quả hơn nhé!
Nội dung
1. Chi phí mua sắm trang thiết bị mới
Việc mua sắm các trang thiết bị mới, đặc biệt là những đồ dùng đặc thù trong nhà bếp như nồi niêu xoong chảo, bếp nướng, lò vi sóng, dụng cụ làm bánh,… và các trang thiết bị cho quy trình vận hành (máy POS, máy PDA,…) là một trong những khoản “ngốn” nhiều ngân sách nhất của các nhà hàng khi mới thành lập
Nhiều chủ nhà hàng thường nghĩ phải có những thiết bị hiện đại, tiên tiến và mới nhất mới đảm bảo được việc chế biến món ăn chất lượng, tuy nhiên không phải suy nghĩ này lúc nào cũng đúng. Trên thực tế, việc tìm kiếm được những trang thiết bị phù hợp rất quan trọng đối với khâu chế biến đồ ăn, nhưng làm sao để vừa mua được thiết bị tốt, lại tiết kiệm tiền không bị bội chi ngân sách là một câu hỏi khá hóc búa cho các chủ nhà hàng.
Để giảm tối đa việc “vung tay quá trán” vào khoản chi phí này, trước hết, các chủ nhà hàng cần dựa trên lĩnh vực kinh doanh của nhà hàng mình (món Âu, món Á, đồ ăn nhanh, bánh ngọt,…) để xác định những trang thiết bị cần thiết nhất trong nhà bếp là gì. Tiếp theo, chủ nhà hàng cần tính toán ngân sách và dành ra một tỷ lệ phần trăm nhất định cho việc mua sắm này, giới hạn mỗi đồ dùng ở một giá tiền cụ thể.
Chủ nhà hàng cần tham khảo giá cả ở nhiều nguồn, đọc các đánh giá và tìm hiểu xem nên mua trang thiết bị của hãng nào là vừa có công năng lẫn giá tiền phù hợp với yêu cầu của mình. Một bí quyết nho nhỏ cho các chủ nhà hàng là hãy chịu khó “săn” trên các hội nhóm thanh lý đồ hoặc bán lại đồ cũ giá rẻ trên mạng xã hội, rất có thể sẽ tìm được những thiết bị mình cần với một mức giá rẻ đến bất ngờ mà chất lượng lại vẫn ổn định.
Xem thêm: Những “vũng lầy” tài chính mà nhà hàng mới mở phải cẩn thận
2. Chi phí thuê đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên là một phần quan trọng không thể thiếu của mỗi nhà hàng, quyết định quy trình vận hành của nhà hàng có ổn định và đi vào quy củ hay không. Tuy nhiên, chi phí cho nhân sự cũng là một trong những khoản chi tiêu tốn nhất của nhà hàng, bởi trong đó bao gồm rất nhiều khoản nhỏ như: lương cơ bản hàng tháng, thưởng thêm, bảo hiểm (nếu có), đồng phục, thiết bị làm việc,…)
Chưa kể tới việc ngành F&B là một ngành đặc thù với tốc độ nhân sự ra – vào nhanh chóng, thì việc tuyển dụng, training nhân viên cho quen với công việc cũng sẽ khiến nhà hàng phải bỏ ra không ít tiền bạc, công sức và thời gian.
Tuy nhiên, chi phí dành cho nhân sự này cũng có thể được cắt giảm hợp lý nếu chủ nhà hàng biết tìm đúng phương pháp. Với sự phát triển của công nghệ, một số nhà hàng đã chủ động thay thế sức lao động của con người bằng những ứng dụng, phần mềm mới hiện đại và nhanh chóng hơn.
Ví dụ như với các nhà hàng lớn, trước kia vào giờ cao điểm đông khách sẽ phải cần một lượng nhân viên rất lớn để có thể take care đủ cho từng bàn, những cũng không thể tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn vì lượng yêu cầu quá lớn. Hiện nay, nhiều nhà hàng đã đưa vào sử dụng các giải pháp như menu điện tử quét QR code để order/gọi nhân viên, order bằng tablets để bàn thay vì nhân viên ra ghi giấy,…
Không chỉ giúp quy trình làm việc được nhanh chóng hơn, khách hàng không phải chờ đợi lâu khi đến ăn mà những giải pháp công nghệ này còn có thể tối ưu năng suất của đội ngũ phục vụ, thậm chí giúp nhà hàng cắt giảm được lượng nhân sự không cần thiết.
3. Chi phí cho việc quảng cáo và marketing
Trong tình hình thị trường F&B cạnh tranh gay gắt như hiện nay, hầu hết chủ nhà hàng đều hiểu về tầm quan trọng của việc làm marketing cho thương hiệu của mình. Nếu không xây dựng một dấu ấn đặc trưng và có một chiến lược quảng bá tốt, rất có thể các nhà hàng sẽ bị “chìm nghỉm” trong vô vàn cái tên cạnh tranh cùng lĩnh vực.
Thế nhưng không phải chủ nhà hàng nào cũng đủ hiểu biết về lĩnh vực marketing để xây dựng một chiến lược phù hợp cho nhà hàng của mình. Đó là lý do mà các nhà hàng, đặc biệt là các nhà hàng mới thành lập của những người đứng đầu thuộc thế hệ 9x hay GenZ gần đây chi rất nhiều tiền để thuê nhân sự marketing chuyên nghiệp cho nhà hàng hoặc các agency truyền thông.
Tuy nhiên, chính bởi vì không quá hiểu biết về marketing mà các chủ nhà hàng thường xuyên bị “hớ” khi phải chi thêm nhiều khoản không cần thiết, hoặc được tư vấn chưa đúng cách dẫn đến những hậu quả như xác định sai tập khách hàng mục tiêu, chạy sai quảng cáo, sử dụng phương thức tiếp cận chưa hiệu quả,… Cuối cùng khiến cho số tiền mà nhà hàng đổ vào việc marketing bị tiêu lãng phí như muối bỏ bể.
Để hạn chế tình trạng này, các chủ nhà hàng cần cân nhắc và lựa chọn thật kỹ giữa việc tuyển dụng nhân sự marketing cho nhà hàng hay thuê agency chuyên nghiệp làm việc tuỳ theo tình hình tài chính và quy mô của mình. Đồng thời cũng cần dành thời gian để theo dõi sát sao chiến lược marketing, nên xác định mục tiêu cụ thể và chính xác nhất, không nên đặt tham vọng quá mức tránh bị ôm đồm và vẽ ra một bản kế hoạch marketing quá mức cầu kỳ nhưng không đủ tiền thực hiện.
4. Chi phí tu sửa và trang trí
Ngày nay, khách hàng đến các nhà hàng không chỉ để thưởng thức món ngon mà còn muốn được phục vụ chu đáo và tận hưởng không gian thoải mái. Hơn nữa, với giới trẻ thì họ còn có thêm yêu cầu những nhà hàng này phải có phong cách độc đáo, trang trí sáng tạo và nếu có thêm thật nhiều góc “sống ảo” để dễ dàng check-in thì càng là một điểm cộng.
Vì thế, nhiều chủ sở hữu không tiếc tiền chi mạnh tay để trang trí, tu sửa và thiết kế không gian nhà hàng nhằm gây ấn tượng thị giác với khách hàng ngay từ khi họ bước chân vào quán. Đặc biệt, một số nhà hàng nếu đi theo những phong cách đặc trưng (nhà hàng Nhật Bản truyền thống, nhà hàng món Âu sang chảnh,…) thì chi phí bỏ ra cho việc decor và setup không gian là rất lớn.
Để giảm thiểu tối đa việc bội chi ngân sách vì các khoản chi phí trang trí cửa hàng, các chủ nhà hàng cần sát sao khi bàn bạc với đội ngũ thiết kế, cố gắng tìm kiếm giải pháp thay thế cho những vật dụng quá đắt tiền, cắt giảm các khoản mua sắm cơ sở vật chất không quá cấp bách. Chủ nhà hàng cũng có thể tự lên ý tưởng trang trí cho nhà hàng trước, sau đó mới thuê đội ngũ chuyên nghiệp để cùng xây dựng và tu sửa nhà hàng.
Các chủ nhà hàng cũng đừng quên dự trù thêm một khoản đề phòng khi trang trí và tu sửa quán. Nếu chẳng may trong quá trình hoạt động phát hiện ra một lỗi nào đó về cơ sở vật chất, khoản dự phòng này sẽ phát huy tác dụng và giúp chủ nhà hàng có thể nhanh chóng đủ kinh phí tu sửa những phần hỏng hóc, xuống cấp trong nhà hàng.
5. Chi phí cho việc quản lý kho hàng
Đối với nhiều nhà hàng, việc quản lý kho luôn “ngốn” một khoản tiền rất lớn: chi phí nhập hàng, xử lý nguyên vật hỏng hóc, chênh lệch quá lớn giữa chi phí thực phẩm thực tế và dự định,… Nhưng nếu xem xét kỹ, những chi phí tưởng chừng vô cùng cần thiết này đều có thể cắt giảm để giúp nhà hàng quản lý ngân sách thực phẩm tốt hơn.
Đầu tiên, nhà hàng cần tìm kiếm những nguồn cung nguyên vật liệu vừa có chất lượng tốt, vừa có giá cả phù hợp và các đơn vị vận chuyển làm ăn uy tín. Điều quan trọng nhất là trước khi đưa ra lựa chọn hợp tác với bất kỳ cái tên nào, chủ nhà hàng cũng cần tìm hiểu trước về đối tác, trải nghiệm thử hoặc khảo sát qua để tránh “tiền mất tật mang” khi lỡ ký hợp đồng với những bên giá cả quá đắt nhưng chất lượng ở mức trung bình.
Tiếp theo, bộ phận quản lý nhà hàng cần theo dõi cụ thể dữ liệu bán hàng theo định kỳ, đánh giá lại thực đơn thường xuyên và xác định các món khách yêu thích hay ăn nhất và các món mà khách không gọi. Việc này giúp nhà hàng sẽ cân nhắc tăng, giảm số lượng nguyên vật liệu sao cho hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đủ để phục vụ khách hàng.
Nhà hàng cần phải có nhân sự chuyên trách đảm nhiệm việc quản lý kho cũng như chủ nhà hàng cũng phải thường xuyên giám sát việc này, tránh xảy ra trường hợp ăn cắp nguyên vật liệu hoặc quản lý lỏng lẻo không hiệu quả. Nếu nhà hàng không đủ nhân sự, vậy lựa chọn tốt nhất là sử dụng những phần mềm quản lý kho hiện đại, tinh gọn và thông minh giúp đảm bảo nhà hàng không bị tốn quá nhiều tiền bạc vô ích vào việc này.
Xem thêm: 5 vấn đề về quản lý kho khiến nhà hàng thất thoát tiền bạc
6. Kết luận
Các nhà hàng đều có rất nhiều khoản phí phải chi, nhưng chỉ cần theo dõi sát sao tình hình nhà hàng và phân tích từ các dữ liệu bán hàng hoặc tài chính, chủ nhà hàng sẽ biết mình cần cắt giảm hay tăng thêm phần nào để đạt hiệu quả tối ưu nhất. Chỉ cần xây dựng một kế hoạch chi tiêu hợp lý, nhà hàng có thể giảm thiểu những khoản chi không cần thiết và tăng lợi nhuận lên đáng kể.
Bạn hãy tham khảo thêm một số phần mềm để công việc vận hành, quản lý nhà hàng trở nên trơn tru hơn bao giờ hết nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
