Kiểm soát chi phí thực phẩm là một khâu rất quan trọng trong công tác kế toán của mỗi nhà hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào số tiền nhà hàng phải chi ra cho chi phí thực phẩm cũng đúng y hệt như trong dự định ban đầu.

Một số nhà hàng vẫn còn đang đau đầu vì tình trạng chênh lệch quá cao giữa chi phí thực phẩm thực tế và dự định, dẫn đến lợi nhuận của nhà hàng không được như ý muốn. Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu sáu nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này là gì nhé!

1. Lãng phí nguyên vật liệu 

Lãng phí nguyên vật liệu luôn là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra tình trạng chênh lệch giữa chi phí thực phẩm thực tế và dự định. Trong các nhà hàng, quán ăn, việc lãng phí nguyên vật liệu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân: nhầm lẫn để quá hạn sử dụng, sử dụng sai với định mức, quên hoặc làm sai cách bảo quản nguyên liệu,… Đặc biệt, đối với những nhà hàng cao cấp mà món ăn yêu cầu sử dụng nguyên liệu tươi mới hoàn toàn, nếu không bảo quản đúng cách rất dễ dẫn tới việc nguyên vật liệu bị hư hỏng, mốc,… trước hạn sử dụng và không thể chế biến được nữa.

Trên thực tế, số tiền mà nhà hàng bị thất thoát khi phải bỏ đi những nguyên vật liệu hư hỏng này là tương đối lớn, khiến cho doanh thu bị sụt giảm và chi phí thực phẩm cũng tăng hơn mức dự định. Do đó, nhiều nhà hàng đã áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng thông minh để có thể theo dõi sát sao tình trạng các nguyên vật liệu: thời gian nhập kho, hạn sử dụng, tình trạng hiện tại,… tránh việc để nguyên vật liệu bị lãng phí.

2. Không kiểm soát khâu chế biến

Mỗi món ăn trong nhà hàng, quán ăn đều được chế biến theo một công thức và định lượng nguyên liệu nhất định để đảm bảo tất cả các suất làm ra tương xứng với giá tiền, cũng như khẩu phần tương đương nhau. Khi đó, khối lượng nguyên liệu được sử dụng trong một món ăn hoàn chỉnh giống như trong công thức nên chi phí thực tế sẽ phù hợp với chi phí đã định ra.

Tuy nhiên, khi bộ phận chế biến của nhà hàng bắt tay vào thực hiện món ăn, có nhiều trường hợp các khẩu phần ăn lại không hoàn toàn tuân theo định lượng nguyên liệu đã đề ra. Đặc biệt, một số nhà hàng thường không sử dụng những sản phẩm đong như cốc, thìa, cân điện tử,… mà đầu bếp chỉ ước lượng bằng cảm giác hoặc mắt thường, dẫn tới sự thiếu hụt/gia tăng nguyên liệu trong mỗi món. Do đó, không những chất lượng món ăn làm ra không tốt mà chi phí thực phẩm cũng sẽ thay đổi.

Xem thêm: Nguyên nhân gây thất thoát trong nhà hàng mà chủ kinh doanh không biết

3. Nhân viên gian lận trong nhà hàng

Việc nhân viên lâu năm, có kinh nghiệm, thông thạo hệ thống quản lý kho của nhà hàng để tìm ra sơ hở và “ra tay” trộm cắp nguyên vật liệu không phải là tình trạng hiếm xảy ra. Trên thực tế, chuyện đáng tiếc này lại xuất hiện ở rất nhiều nhà hàng dưới hình thức cực kì tinh vi khiến chủ nhà hàng, kế toán hoặc người quản lý rất khó phát hiện. Cá biệt hơn, một số nhân viên và đầu bếp còn hợp tác với nhau để ăn chặn nguyên vật liệu, gây thất thoát lớn về tài chính cho nhà hàng.

Để tránh tình trạng này, các nhà hàng ngày nay đã thắt chặt kiểm soát hơn, đặt người mình tin tưởng vào các vị trí như bếp trưởng, quản lý hoặc kế toán để dễ dàng phát hiện những gian lận của các nhân viên. Một số nhà hàng còn sử dụng cả những phần mềm quản lý kho hiện đại nhất để nhanh chóng phát hiện tình trạng thiếu hụt, thay đổi của nguyên vật liệu, hạn chế việc có nhân viên “táy máy” vào kho.

4. Sổ sách bán hàng không rõ ràng

Dựa trên doanh số bán hàng, nhà hàng có thể thống kê được chi phí lợi nhuận, tình trạng lãi – lỗ và nhìn ra sự chênh lệch giữa chi phí thực phẩm dự định cũng như trên thực tế. Tuy nhiên, khi doanh số bán hàng không đúng thì cũng rất khó để nhà hàng có thể hạch toán đúng các chi phí này. Đặc biệt, khi sổ sách bán hàng không được ghi chép rõ ràng, hoặc xảy ra các tình trạng như đơn online không được nhập vào dữ liệu bán hàng,… sẽ khiến doanh số bán hàng thống kê cuối cùng không phải là con số chính xác nhất.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều nhà hàng đã lựa chọn từ bỏ hình thức ghi chép bằng tay hoặc nhập sổ trên Excel mất nhiều thời gian và khó tính toán, thay vào đó là sử dụng hệ thống POS bán hàng hiện đại hơn và có thể tận dụng dữ liệu bán hàng chuyển ngay sang cho bộ phận kế toán. Nhờ vậy, không chỉ quá trình làm việc của kế toán nhanh chóng hơn mà doanh số bán hàng cũng được thống kê rõ ràng, chính xác hơn phục vụ cho việc đối chiếu lại chi phí.

5. Sai sót trong công tác kế toán

Kế toán trong nhà hàng đảm nhận nhiệm vụ phối hợp cùng bếp lên định lượng và giá cho từng món ăn, nhập – xuất cho nguyên liệu, lên kế hoạch mua bán… Họ là người quản lý chính cho việc hoạch định chi phí thực phẩm theo tuần/tháng/quý, tuy nhiên trong quá trình này đôi khi cũng xảy ra sai sót như nhập sai số liệu, quên không nhập dữ liệu,… dẫn tới việc chênh lệch đáng kể giữa chi phí thực phẩm dự định và thực tế. 

Một số nhà hàng còn không sử dụng kế toán viên mà tự chủ nhà hàng hoặc người thân quen làm công tác kế toán, trong khi không thực sự hiểu biết về nghiệp vụ kế toán khiến việc hoạch định chi phí này không hiệu quả.

6. Giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động

Một nguyên nhân khác không thể loại trừ khi xảy ra sự chênh lệch giữa chi phí thực phẩm thực tế và dự định là sự biến động về giá cả thị trường. Thông thường, các nhà hàng thường sẽ lập kế hoạch mua bán nguyên vật liệu theo tuần, tháng hoặc quý và căn cứ luôn vào giá cả ở thời điểm đó để làm chi phí dự định. 

Tuy nhiên, thị trường thực phẩm hiện tại biến đổi rất nhanh chóng, từ thời điểm nhà hàng lên kế hoạch đến lúc nhập nguyên liệu vào có thể đã xảy ra sự thay đổi về giá cả. Dù mỗi nguyên liệu chỉ nhỉnh lên một chút nhưng khi cộng tất cả vào thì đây có thể là một con số đáng kể, khiến cho bản kế hoạch chi phí dự định ban đầu của nhà hàng và lúc mua bán thực tế khác nhau rất lớn.

Xem thêm: 6 lỗi sai thường gặp của các nhân viên kế toán nhà hàng

7. Kết luận

Trong quá trình vận hành nhà hàng, có rất nhiều sai sót xảy ra làm ảnh hưởng tới doanh thu của quán trong khi chủ nhà hàng hoặc bộ phận quản lý hoàn toàn có thể khắc phục nó ngay từ đầu bằng những cách đơn giản, tiết kiệm. Để hạn chế sự chênh lệch giữa chi phí thực phẩm thực tế và dự định, chủ nhà hàng nên tăng cường áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình vận hành, thường xuyên cập nhật biến động thị trường và giám sát nhà hàng của mình chặt chẽ hơn. 

Hãy tham khảo thêm các phần mềm sau để tối ưu trong việc vận hành nhà hàng thật trơn tru nhé!

Phần mềm kế toán iPOS Accounting

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay