Chuỗi bài viết trong series Cẩm nang “Cầm tay chỉ việc” kinh doanh F&B Online bao gồm:
- Bài 1: Tổng quan các hình thức bán đồ ăn online và cách tạo dựng kênh bán hàng
- Bài 2: Cách xây dựng menu bán hàng online
- Bài 3: Hướng dẫn đóng gói bao bì sản phẩm và vận chuyển
- Bài 4: Cách thức Marketing kênh bán hàng online & chăm sóc khách hàng (Phần 1)
- Bài 4: Cách thức Marketing kênh bán hàng online & chăm sóc khách hàng (Phần 2)
- Bài 6: Sườn Mười và những bài học kinh doanh đồ ăn trực tuyến
Trong bài 4 của series Cẩm nang “Cầm tay chỉ việc kinh doanh F&B online”, chúng ta đã tìm hiểu về “Cách thức Marketing kênh bán hàng online và chăm sóc khách hàng”. Tiếp nối chuỗi bài viết, iPOS.vn sẽ chia sẻ về những lưu ý liên quan đến vấn đề chi phí và nhân sự trong mùa dịch đối với doanh nghiệp F&B. Đây là những tuyệt chiêu quản lý và vận hành dành cho chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe khi bắt đầu dấn thân vào mảng kinh doanh đồ ăn trực tuyến.
Do doanh thu giảm mạnh từ ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, tối ưu chi phí và quản lý nhân sự hiệu quả là phương án bắt buộc phải thực hiện để thương hiệu có thể “trụ vững” qua giai đoạn khó khăn này và chuẩn bị cho tương lai. Vì vậy, các nhà hàng, quán cafe cần “bỏ túi” ngay những bí quyết sau đây và áp dụng ngay để có kết quả tốt nhất. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung
1. Thách thức đặt ra đối với nhà hàng/quán cafe trong bối cảnh dịch bệnh
Mặc dù ngành F&B đang trong quá trình phát triển mạnh mẽ nhưng tác động của dịch bệnh COVID-19 đã khiến nhiều doanh nghiệp “điêu đứng”. Ngoài ra, cũng không ít cửa hàng kinh doanh ăn uống phải đóng cửa và chuyển đổi sang bán hàng online.
Hầu hết các doanh nghiệp F&B trong thời gian này đều “đau đầu nhức óc” với bài toán sống còn khi phải đối mặt với rất nhiều vấn đề từ mặt bằng, nhân viên, nguyên vật liệu và những chi phí vận hành khác. Quy mô doanh nghiệp trong ngành F&B hiện nay còn khá phân mảnh, tiềm lực tài chính yếu nên khi gặp một cú sốc lớn như COVID-19 thường sa vào vòng luẩn quẩn do phải xử lý dòng tiền, cắt giảm chi phí và nhân sự.
Một trong những bài toán nan giải nhất của chủ kinh doanh là chi phí mặt bằng. Do giá thuê quá cao, doanh thu trong mùa dịch giảm xuống nên nhiều cửa hàng không thể tiếp tục kinh doanh và đành phải sang nhượng. Một khó khăn khác nữa phải đối mặt chính là việc quản trị nhân sự và phân chia lao động hợp lý. Hiện không ít nhà hàng, quán cafe cho nhân viên nghỉ không lương hoặc giảm đi số giờ làm, hưởng lương cơ bản… nhưng sẽ tồn tại rủi ro nhân viên nghỉ việc và không có nhân sự lao động khi quán hoạt động trở lại.
Ngoài ra, vấn đề đơn hàng quá ít dẫn đến nguyên vật liệu hư hỏng gây thất thoát chi phí cũng khiến chủ kinh doanh băn khoăn. Các chi phí khác như quảng cáo, khuyến mãi; tiền điện, nước,… cũng là vấn đề đáng quan tâm trong mùa dịch mà các chủ quán cần tìm phương án giải quyết.
Những vấn đề trên là “bài toán” đang đặt ra với các nhà hàng, quán cafe trong việc tối ưu chi phí vận hành phù hợp với các biến động của thị trường để thích ứng, duy trì hoạt động và vượt qua những khó khăn do dịch COVID-19 để trở về với trạng thái “bình thường mới”.
2. Bí quyết để nhà hàng/quán cafe tối ưu chi phí vận hành
Thay vì “giậm chân tại chỗ”, thời gian này là dịp để các doanh nghiệp F&B tìm ra những hướng đi mới phù hợp với nhu cầu của thị trường. Chủ đầu tư nên cơ cấu lại chi phí vận hành để tối ưu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm tiền đề cho một sự phát triển bền vững hơn.
2.1. Đàm phán với chủ nhà giảm tiền thuê mặt bằng
Mặc dù doanh số của hầu hết các cửa hàng đều sụt giảm mạnh, song vẫn phải gánh chịu chi phí mặt bằng theo thỏa thuận hợp đồng từ trước. Trước tình hình đó, việc chia sẻ khó khăn với đối tác, người cho thuê nhà trong mùa dịch cần sự hợp tác của cả hai bên.
Chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe cần đàm phán với chủ nhà để họ hỗ trợ điều chỉnh giá mặt bằng, giãn tiến độ thanh toán,… Nếu chủ nhà không cho phép giảm tiền thuê, bạn có thể đề xuất phương án chậm trả hoặc tách trả. Chậm trả là hình thức bạn xin kéo dài ngày trả tiền thuê nhà (hạn trả là ngày 5 thì có thể xin đến ngày 10 – 20) với hợp đồng trả từng tháng. Tách trả là giải pháp cho những hợp đồng trả 2 – 3 tháng/lần thì có thể xin chủ nhà trả từng tháng. Nếu bạn có lịch sử thanh toán tốt thì đề xuất này sẽ được chủ nhà chấp nhận dễ dàng.
Khi thuê mặt bằng, bạn nên lưu ý các điều khoản trong hợp đồng để phòng các vấn đề không mong muốn xảy ra. Thông thường, trong các hợp đồng thuê nhà sẽ có điều khoản là nếu xảy ra các hoàn cảnh bất khả kháng như bạo loạn, chiến tranh, thiên tại, dịch bệnh,… thì sẽ có sự điều chỉnh tiền thuê mặt bằng tùy vào đàm phán giữa hai bên. Hãy đảm bảo có điều khoản này trong hợp đồng thuê nhà của bạn để hạn chế thiệt hại nhất có thể khi xảy ra những hoàn cảnh trên. COVID-19 là dịch bệnh thuộc nhóm hoàn cảnh bất khả kháng nên chủ nhà hàng, quán cafe có thể sử dụng điều khoản này để thương lượng với chủ nhà đưa ra phương án giảm giá thuê cho phù hợp.
Nếu hai bên không có tiếng nói chung, bên thuê có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng và chấp nhận mất tiền cọc, nhưng bên cho thuê chưa chắc sau khi kết thúc dịch sẽ cho người khác thuê với giá bằng giá cho thuê của hợp đồng hiện tại, cũng không chắc rằng sẽ có khách thuê ngay. Bạn có thể dùng lý luận này để thuyết phục chủ nhà trong quá trình đàm phán để tăng khả năng được tạo điều kiện giảm chi phí thuê mặt bằng.
Ngoài ra, bạn có thể nghiên cứu và áp dụng hình thức thu phí tiền thuê mặt bằng theo phần trăm doanh thu hiện nay đã được một số doanh nghiệp F&B áp dụng. Ví dụ, chuỗi nhà hàng của Golden Gate đã tiến hành đàm phán với các chủ mặt bằng cho thuê, các trung tâm thương mại để thỏa thuận những vấn đề về giảm, miễn giá thuê trong thời gian dịch. Khi kinh tế phục hồi, mọi hoạt động kinh doanh trở lại bình thường thì Golden Gate đã đề nghị chủ nhà chuyển sang hình thức thu phí tiền thuê theo phần trăm doanh thu để tối ưu chi phí thuê mặt bằng.
2.2. Tối ưu hóa chi phí quản lý và đầu tư
Trong kinh doanh, đừng chỉ để ý đến những khoản chi phí lớn, ngay cả những chi phí nhỏ nhất khi tích lũy dần theo thời gian cũng gia tăng gấp bội. Trong thời gian này, chủ kinh doanh cần xem xét cẩn thận mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh xem có đang “bội chi” ở đâu hay không. Tuyệt đối tránh lãng phí vào những hạng mục đầu tư chưa cần thiết hoặc cắt giảm những chi phí phát sinh như kiểm soát các khoản vay, cơ cấu lại các hạng mục đầu tư,…
Bên cạnh đó, hãy giảm tối đa các chi phí không cần thiết hoặc không làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. Ngưỡng giảm tốt nhất là 50% so với thời gian trước đó. Các thiết bị, máy móc và dụng cụ chế biến, pha chế nếu vẫn còn sử dụng tốt thì không nên thay đổi, nâng cấp hoặc đầu tư thêm trong thời gian này. Hạng mục trang trí và thiết kế không gian quán như bàn ghế, cây cảnh, biển hiệu, hệ thống âm thanh ánh sáng,… cũng nên cắt giảm khi cửa hàng chỉ tập trung bán online.
2.3. Tối ưu chi phí nguyên vật liệu và thương lượng với nhà cung cấp
Giới hạn các nguyên liệu khi nhập hàng
Trong thời gian đầu chỉ tập trung bán online, số lượng đơn hàng chắc chắn không thể bằng trước đây. Vì vậy, chủ quán không thể nhập nguyên liệu tràn lan như thời gian trước đó. Hãy xác định những loại nguyên liệu chính cần nhập dựa trên các sản phẩm trên menu bán online. Nhập các nguyên liệu có thể sử dụng cho nhiều món ăn bán online và giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm chi phí nguyên liệu. Ví dụ như bột mỳ vừa có thể làm bánh, vừa có thể sử dụng cho các món chiên rán,…
Ngoài ra, cửa hàng cũng không nên nhập các nguyên liệu không cần thiết gây tốn kém chi phí, ví dụ như một số loại rau củ, hoa quả chỉ dùng để tỉa tót, trang trí món ăn,… Mỗi nhóm nguyên liệu thịt, rau, gia vị, ngũ cốc,… chỉ nên giới hạn một số lượng loại thực phẩm nhất định. Những nguyên liệu có giá cả quá đắt đỏ trong mùa dịch nên được loại bỏ nếu không phải thành phần quan trọng trong món ăn.
Cắt giảm nguyên liệu dự trữ trong kho
Trong tháng đầu tiên bán online, bạn nên nhập số lượng nguyên liệu ít hơn so với thời gian trước đây. Chỉ nên dự trữ nguyên liệu của những món bán chạy nhất trên các kênh online. Sau 1 đến 2 tháng, theo dõi số liệu các đơn hàng online xem các món bán chạy nhất, các món bán được ít nhất, từ đó quy đổi ra các nguyên liệu cấu thành món và điều chỉnh kế hoạch nhập nguyên liệu sao cho phù hợp. Để có tính toán chính xác, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
Trong quá trình quản lý nguyên liệu trong kho, hãy cố gắng hạn chế tối đa các khoản chi và không lãng phí những thực phẩm vẫn còn sử dụng được. Nếu có những loại nguyên liệu còn tồn kho quá nhiều, hãy tạo các combo đồ ăn hoặc chạy chương trình khuyến mãi giảm giá những món ăn sử dụng nguyên liệu đó để bán hết số lượng còn tồn kho.
Thương lượng với nhà cung cấp nguyên vật liệu
Nếu nhà cung cấp nguyên liệu hiện tại có thiện chí, hãy đàm phán với họ để thương lượng mức giá mua nguyên liệu tốt nhất. Trong khi đàm phán, thuyết phục nhà cung ứng với những lý do như ảnh hưởng của COVID-19 tới nền kinh tế chung, các nhà cung ứng hoàn toàn có thể “thông cảm” với tình hình chung mà đưa ra mức giá hợp lý hơn để duy trì quan hệ kinh doanh lâu dài.
Ngoài việc giảm giá bán nguyên liệu, nếu có thể hãy làm việc với nhà cung cấp để được thanh toán chậm hơn. Khi doanh thu bán hàng là “tiền tươi thóc thật” nhưng chi phí nguyên vật liệu được quyền trả chậm, quán của bạn sẽ được tối ưu dòng tiền. Một số lợi ích mà bạn có thể đưa ra cho nhà cung cấp ví dụ như mua đơn hàng giá trị cao hơn nếu được trả chậm, giới thiệu khách hàng mới cho nhà cung cấp,…
Đa dạng hoá nhà cung cấp
Do ảnh hưởng của COVID-19, một số nhà cung cấp sẽ có điều khoản tăng giá bán với một số nguyên liệu nhất định. Để tránh chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhiều, bạn nên chủ động tìm kiếm một số nguồn cung ứng thực phẩm khác thay thế trong thời gian này.
Khi lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp mới, bạn cần lưu ý những tiêu chí sau: Thực phẩm có đảm bảo chất lượng tốt hay không? Thời gian vận chuyển có đáp ứng kịp thời hay không? Mức giá có thấp hơn so với nhà cung cấp cũ hay không? Hãy cố gắng tìm đối tác có thể đưa ra mức giá bằng giá của nhà cung cấp cũ trước khi có điều khoản tăng giá. Như vậy, chi phí nguyên liệu sẽ không bị tác động thay đổi quá nhiều.
Tuy nhiên, đừng vì giá cả mà bỏ quên chất lượng của nguyên liệu. Cửa hàng cần thẩm định chất lượng của món ăn sử dụng nguyên liệu của nguồn cung ứng mới khi đến tay khách hàng. Bạn chỉ nên hợp tác khi nguồn nguyên liệu mới đảm bảo món ăn có hương vị giống đến 90% – 95% so với của nguồn nguyên liệu cũ. Khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp nguyên liệu khác nhau đảm bảo chất lượng và giá cả, bạn có thể xem xét thay đổi đối tác để tối ưu chi phí nguyên vật liệu cho cửa hàng vào thời gian sau dịch.
Ví dụ, nếu bạn đổi nhà cung cấp nguyên liệu để làm trân châu trong trà sữa, hãy đảm bảo trân châu có hương vị giống 90 – 95% so với nguyên liệu từ nhà cung cấp cũ
2.4. Tối ưu chi phí nhân sự
Trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe, chi phí nhân sự chiếm một khoản không nhỏ. Bởi vậy, muốn cắt giảm chi phí, nhân sự luôn là yếu tố hàng đầu được cân nhắc đến. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo việc cắt giảm không ảnh hưởng đến các hoạt động vận hành của cửa hàng. Dưới đây là một số phương án hiệu quả để tối ưu chi phí nhân sự:
– Cân bằng lực lượng nhân viên Fulltime và Partime: Xem xét giờ làm việc, hoặc chuyển nhân viên toàn thời gian thành nhân viên bán thời gian, có thể chịu tạm thời trong một vài tháng. Điều này có thể giúp tiết kiệm một khoản tiền từ chi phí tiền lương, trong khi vẫn giữ được các nhân viên tốt của mình.
– Phân bổ nhân sự hợp lý – Kiểm soát nhân sự theo ca: Thay vì cắt giảm, cho nhân sự nghỉ việc, một giải pháp khác là chia ca làm việc cho nhân viên (làm việc luân phiên) và tính lương theo ca. Một người làm việc từ thứ hai đến thứ tư và người còn lại làm việc vào thứ năm và thứ sáu. Sau đó chuyển đổi lịch trình mỗi tuần để mọi người đều được làm việc một nửa thời gian so với bình thường. Đối với những nhà hàng, quán cafe tạm đóng cửa do không có khách, có thể cho nhân viên nghỉ không lương đến khi hoạt động trở lại.
– Cắt giảm nhân sự không cần thiết: Đây sẽ điều không nhà hàng, quán cafe nào muốn thực hiện; tuy nhiên trong mùa dịch như hiện nay bí kíp này là rất cần thiết. Khi cắt giảm bớt nhân viên cửa hàng của bạn sẽ phải phân bổ lại toàn bộ nhân sự ở các vị trí. Chính vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ để cắt giảm những vị trí không thực sự cần thiết. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể dựa vào năng lực mỗi nhân viên để quyết định cho họ ở lại hay không. Đối với các cửa hàng ăn nhanh, chủ kinh doanh có thể tận dụng vị trí bảo vệ cắt bớt sang bộ phận giao hàng.
Điều quan trọng khi quản lý nhân sự là hãy luôn trao đổi cởi mở về bất kỳ thay đổi nào đối với đội ngũ nhân sự của bạn. Hãy nói rõ rằng phương án này chỉ áp dụng tạm thời để tiết kiệm chi phí tối ưu vận hành trong giai đoạn hiện tại để họ hiểu, thông cảm và chia sẻ gánh nặng cùng doanh nghiệp, thay vì bối rối, nghi ngờ và rời bỏ đi.
2.5. Cắt giảm quảng cáo và khuyến mãi không hiệu quả
Chi phí marketing cũng là một hạng mục cần tối ưu để giúp doanh nghiệp F&B trụ vững qua thời gian này. Do ảnh hưởng của dịch bệnh và các lệnh giãn cách, các hoạt động truyền thông offline như tổ chức sự kiện, phát tờ rơi, biển bảng… nên được cắt bỏ hoàn toàn. Chạy quảng cáo, khuyến mãi không hiệu quả là một trong những hạng mục chi phí “đốt tiền” của nhà hàng, quán cafe hiện nay. Vì vậy, bạn nên cắt giảm ngân sách chạy quảng cáo trong thời gian này.
Thay vào đó, các thương hiệu F&B nên áp dụng những giải pháp marketing tiết kiệm chi phí hơn. Một số gợi ý hiệu quả dành cho các nhà hàng, quán cafe hiện nay là đầu tư vào sáng tạo nội dung từ bài viết, hình ảnh thu hút, hấp dẫn và update liên tục trên fanpage Facebook của thương hiệu. Đặc biệt, những nội dung viral lan truyền trên mạng xã hội là chiến thuật nên được tập trung để nhiều người biết đến thương hiệu của bạn. Những bài viết chia sẻ và tặng voucher khuyến mãi trên các hội nhóm review đồ ăn trên Facebook cũng là một trong những phương án hiệu quả hiện nay. Ngoài ra, hãy tận dụng triệt để dữ liệu của khách hàng cũ để duy trì mối quan hệ, tương tác và kích thích họ đặt hàng nhiều lần bằng chương trình khách hàng thân thiết.
Trên đây là những lưu ý về vấn đề chi phí và nhân sự mà các nhà hàng, quán cafe có thể áp dụng để tối ưu hoạt động kinh doanh trong mùa dịch hiện nay. Nếu cắt giảm hiệu quả tất cả các chi phí về mặt bằng, nhân sự, đầu tư, nguyên vật liệu và quảng cáo, chắc chắn doanh nghiệp của bạn có thể vững vàng qua thời gian này và có nền tảng để trở lại “cuộc chơi” ngay sau khi hết dịch.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về cách tối ưu chi phí và nhân sự trong mùa dịch. Hãy áp dụng những kiến thức này để vượt qua “cơn bão” COVID-19 và chinh phục thị trường kinh doanh đồ ăn online thành công. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi và khởi sắc!
Chuỗi bài viết trong series Cẩm nang “Cầm tay chỉ việc” kinh doanh F&B Online bao gồm:
- Bài 1: Tổng quan các hình thức bán đồ ăn online và cách tạo dựng kênh bán hàng
- Bài 2: Cách xây dựng menu bán hàng online
- Bài 3: Hướng dẫn đóng gói bao bì sản phẩm và vận chuyển
- Bài 4: Cách thức Marketing kênh bán hàng online & chăm sóc khách hàng (Phần 1)
- Bài 4: Cách thức Marketing kênh bán hàng online & chăm sóc khách hàng (Phần 2)
- Bài 6: Sườn Mười và những bài học kinh doanh đồ ăn trực tuyến
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trở nên trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
