Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng/café từ A-Z 1

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng/café từ A-Z

Đăng bởi Chưa có bình luận nào phần mềm bán hàng,nhà hàng,cafe,cloud,

Phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đã không còn xa lạ với bất cứ ai kinh doanh buôn bán. Với những cải tiến về công nghệ, các phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý doanh thu, dòng tiền, quản lý kho và đơn giản hóa các vấn đề sổ sách kế toán. Đây đã trở thành thiết bị không thể thiếu đối với mọi nhà hàng, từ mô hình nhỏ lẻ đến các chuỗi lớn nhưng không phải ai cũng biết cách chọn phần mềm bán hàng.

Để chọn được một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, bạn cần dựa trên một số kinh nghiệm sau:

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Cách thức hoạt động của POS

Tùy vào quy mô cũng như tính chất của cửa hàng sẽ có 1 hoặc nhiều máy POS. Thông thường máy POS sẽ bao gồm các tính năng cơ bản như quẹt thẻ, in bill, két tiền (có hoặc không), …. tất cả được kết nối với cùng 1 hệ thống xử lý trung tâm có thể là cloud, hoặc On-Premises.

Những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Lựa chọn POS trên nền tảng đám mây hay dạng server vật lý phần mềm quản lý bán hàng

Lựa chọn POS trên nền tảng đám mây hay dạng server vật lý

Lựa chọn hệ thống xử lý trung tâm Cloud (đám mây) hay On-Premises ( server vật lý)

Hiện nay, Cloud đang “chiếm lĩnh” và trong lĩnh vực nhà hàng Cloud cũng đang làm mưa, làm gió. Tuy nhiên, “hot” không đồng nghĩa là phù hợp với mọi kiểu mô hình.

Hiểu đơn giản, POS dựa trên Cloud tức là các thông tin hoạt động của nhà hàng sẽ được truyền qua Internet và được lưu trữ ở một máy chủ ảo, do nhà cung cấp Cloud tạo ra. Cloud với ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng và lắp đặt, thường có bản dùng thử miễn phí trong giai đoạn đầu, có thể dễ dàng tải xuống. Tuy nhiên, Cloud cũng có những nhược điểm: Kém an toàn, không ổn định, khó nâng cấp và mở rộng, khi phát triển lên mô hình chuỗi chi phí sẽ rất tốn kém

Còn hệ thống sử dụng On-Premises, hệ thống xử lý trung tâm được lưu trữ tại server vật lý có thể đặt tại cửa hàng (hoặc tại một vị trí cố định nào đó), và nó có thực. On- Premises khắc phục được những nhược điểm của Cloud như tính ổn định, độ bảo mật cao, có thể chủ động mở rộng, nâng cấp khi có nhu cầu, phù hợp với mô hình chuỗi. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình On – Premises là chi phí đầu tư ban đầu tốn kém, cần có đội ngũ vận hành, tốn không gian đặt server, v…v…

Có thể thấy, dù sử dụng mô hình nào cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, việc lựa chọn Cloud hay on-premises là tùy thuộc vào nhu cầu của chủ nhà hàng. Nhưng có những lưu ý chung:

Báo cáo và  xuất dữ liệu theo thời gian thực: Đây là một vấn đề quan trọng mà rất nhiều chủ nhà hàng quan tâm khi chọn phần mềm quản lý bán hàng. Hiện nay vẫn có rất nhiều nhầm lẫn khi cho rằng chỉ có sử dụng hệ thống POS dựa trên Cloud mới có khả năng xuất báo cáo theo thời gian thực. Thực ra dù là sử dụng Cloud hay On-Premises đều có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực thông qua các thiết bị PC, laptop, điện thoại di động, table,..

Khả năng nâng cấp và mở rộng: Hệ thống POS của nhà hàng dựa trên Cloud thường tự động cập nhật phiên bản mới nhất. Với POS On – Premises vẫn có những cập nhật mới, nhưng sẽ bằng phương pháp thủ công, đôi khi nó được nhà cung cấp phát hành miễn phí cũng đôi khi nó sẽ tốn chi phí nâng cấp. Điều đó không có nghĩa là dùng Cloud bạn sẽ được miễn phí hoàn toàn, bạn vẫn phải tốn chi phí đăng nhập vào phần mềm quản lý bán hàng hằng tháng, thường được gọi với thuật ngữ SaaS – software as a service.

Khả năng hoạt động ngoại tuyến:  Đây là một vấn đề mà chủ nhà hàng thực sự phải quan tâm, khi quyết định sử dụng POS cho nhà hàng của mình. Nhiều chủ nhà hàng, dè dặt trong việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng Cloud vì lo ngại những vấn đề liên quan đến mất kết nối Internet có thể ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Hầu như mọi POS Cloud vẫn hoạt động được dù không có Internet, dữ liệu sẽ được lưu trữ tạm thời và được đẩy lên Cloud ngay khi Internet được kết nối trở lại. Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh sẽ không ảnh hưởng quá nhiều.

Bảo mật: Cho dù sử dụng hệ thống POS On – Premises hay Cloud thì vấn đề bảo mật vẫn là vấn đề rất quan trọng, các giải pháp bảo mật cần được đưa vào kế hoạch sử dụng POS. Đối với On – Premises là các thao tác sao lưu vào máy chủ mỗi ngày, bảo mật tài khoản truy cập. Đối với POS Cloud, hãy thật sự cẩn trọng các thông tin nhạy cảm của khách hàng, như thông tin tài khoản thanh toán trước khi chuyển lên Cloud.

Bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng / cafe

Bất cứ lúc nào, các vấn đề liên quan đến tiền, an ninh luôn là một vấn đề lớn. POS là thiết bị liên quan trực tiếp đến cả 2 vấn đề trên, hãy chủ động bảo vệ bạn – nhà hàng của bạn – khách hàng của bạn bằng các biện pháp sau:

Vấn đề bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng

Vấn đề bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng

Tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): tiêu chuẩn bảo mật thông tin tài khoản tín dụng. Tiêu chuẩn PCI DSS để đảm bảo an toàn các thông tin tài khoản tín dụng của khách hàng. Thông thường nhà cung cấp hệ thống POS sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thiết lập đảm bảo chuẩn PCI DSS

Chương trình diệt vi-rút: Theo nghiên cứu 43% các cuộc tấn công mạng nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ, do đó, đầu tư vào phần mềm chống vi-rút có thể bảo vệ bạn khách hàng của bạn khỏi các cuộc tấn công mạng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhà hàng sử dụng hệ thống POS On – Premises. Đây cũng là điều chủ nhà hàng cần lưu ý khi chọn phần mềm bán hàng.

Phần mềm mã hóa: Đây là công nghệ giúp các giao dịch bằng thẻ an toàn hơn. Vào năm 2015, nó đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống POS thanh toán nào trên đám mây. Nếu quyết định lựa chọn hệ thống POS Cloud thì hãy ưu tiên cân nhắc tới tính năng này.

Bảo mật đường truyền mạng: Cung cấp Wi-fi miễn phí cho khách hàng dường như đã trở thành “mặc định chung” đối với bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống nào. Để tiết  kiệm chi phí rất nhiều nhà hàng sử dụng chung Wi-fi dành cho khách hàng với hệ thống POS. Nhưng điều này là cực kỳ nguy hiểm. Bởi việc sử dụng chung đường truyền dữ liệu là nguyên nhân khiến hệ thống hoạt động không ổn định, hơn nữa nó tiềm ẩn nhiều nguy cơ không an toàn như tấn công mạng. Chính vì vậy, thiết lập một đường truyền riêng cho hệ thống POS là điều bắt buộc đối với nhà hàng.

Bảo mật phần cứng: Hầu hết các nhà hàng, quán bar đều cần nhiều hơn 1 thiết bị POS, hãy chắc chắn rằng mỗi thiết bị đều được trang bị những tính năng bảo mật, nhớ rằng chỉ cần 1 thiết bị có lỗ hổng cũng sẽ dẫn đến rủi ro bảo mật cho toàn hệ thống.

Đầu tư cho giải pháp phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu là đủ?

Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Để tránh các khoản phí ẩn, hãy cân nhắc thận trọng các yếu tố dưới đây:

can-nhac-chi-phi-khi-chọn-phần-mềm-quan-ly-bán-hàng

Cân nhắc chi phí khi chọn phần mềm quản lý bán hàng

Chi phí cố định: Bạn phải trả một khoản chi phí cố định ( theo tháng, theo quý, hoặc theo năm) cho việc vận hành các hệ thống POS, thông thường nó sẽ bao gồm chi phí thiết bị và phí dịch vụ

Phí cài đặt: Chi phí này thông thường sẽ được trả 1 lần cho lần cài đặt đầu tiên. Chi phí này thường xuất hiện đối với những hệ thống POS phức tạp như chạy dây hoặc kết nối nhiều thiết bị POS, và cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.

Phí chuyển đổi giao dịch: Nếu hệ thống POS của nhà hàng có sử dụng các phương thức thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử, bạn có thể bị mất phí dựa trên mỗi giao dịch của khách hàng. Nó có thể là một số tiền cố định, hoặc dựa trên tỷ lệ phần trăm mỗi thanh toán.

Thuê hoặc mua phần mềm và phần cứng: Hầu như mọi hệ thống POS của nhà hàng đều cần thiết bị phần cứng và phần mềm. Một số nhà cung cấp POS cho phép bạn trả một lần, hoặc cũng có thể trả thành nhiều đợt hoặc cho thuê và trả tiền theo thỏa thuận của 2 bên. Tùy thuộc vào tình hình tài chính của nhà hàng, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp POS về phương thức thanh toán phù hợp nhất.

Hỗ trợ sau mua hàng 

Bất kỳ hệ thống POS nào, dù ít hay nhiều sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà bạn không thể lường trước được, hãy luôn tìm hiểu kỹ các thông tin về việc hỗ trợ sau mua hàng khi chọn phần mềm quản lý bán hàng. Một số nhà cung cấp POS sẽ hỗ trợ trực tuyến 24/7, một số khác sẽ cử người trực tiếp đến nhà hàng của bạn, một số khác thì chỉ cung cấp tài liệu và bạn phải tự sửa nó. Hãy hỏi thật kỹ các thông tin này trước khi quyết định.

Đào tạo: Ngay cả khi hệ thống POS có vẻ đơn giản, một khóa hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống từ nhân viên kỹ thuật là cần thiết để bạn và nhân viên nhà hàng,  hiểu rõ được việc vận hành hệ thống cũng như những chức năng của hệ thống.

Xử lý sự cố: Hệ thống POS gặp sự cố giữa lúc  cao điểm bán hàng thực sự là một cơn ác mộng đối với chủ nhà hàng, nó không chỉ ảnh hưởng tới doanh thu mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật ngay tức khắc là điều quan trọng để nhanh chóng nhất khắc phục được sự cố để tiếp tục bán hàng

Phụ thu: Một số công ty có thể tính thêm phí cho các hoạt động hỗ trợ hệ thống POS của nhà hàng. Cân nhắc kỹ các điều khoản và điều kiện hỗ trợ khách hàng để kiểm soát tốt các chi phí phát sinh.

Top 5 phần mềm quản lý bán hàng phù hợp cho nhà hàng, quán café

Không khó để tìm kiếm được một phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng trong thời điểm bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Các phần mềm được phát triển dựa trên nhu cầu quản lý của nhà hàng nên dường như không có quá nhiều sự khác biệt về tính năng.

Mỗi loại sẽ có những ưu nhược điểm và đáp ứng cho từng mô hình riêng, vì vậy, các chủ đầu tư cần cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của quán.

1. Phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn

Được thành lập từ năm 2010, iPOS.vn là một trong những đơn vị tiên phong trong mảng phần mềm quản lý cho nhà hàng. Khác với các công ty cung cấp giải pháp cho nhiều lĩnh vực như bán lẻ, cửa hàng thuốc, iPOS.vn chỉ tập trung chuyên chú cho ngành F&B với các mô hình như nhà hàng, café, trà sữa, tiệm bánh, buffet, v…v…

iPOS là phần mềm quản lý bán hàng theo dạng On-Premises nên độ ổn định cao, sử dụng được trên nhiều thiết bị và hoạt động tốt ngay cả khi đông khách hoặc mất Internet. Do đó, phần mềm iPOS phù hợp với nhiều phân khúc khác nhau từ một vài điểm đến chuỗi lớn hoặc từ nhà hàng quy mô nhỏ đến quy mô lớn.

Điểm mạnh của phần mềm iPOS là tính chặt chẽ giúp cho các nhà quản trị hạn chế thất thoát ở mức tối thiểu. Các tính năng hỗ trợ như phân quyền rõ ràng, báo cáo bỏ món chi tiết, lịch sử sửa xóa hóa đơn chi tiết, quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng, v…v…

giai-phap-tong-the-cho-nha-hang-cua-phan-mem-ban-hang-ipos

Giải pháp tổng thể cho nhà hàng của phần mềm bán hàng iPOS

Không chỉ đáp ứng tốt những tính năng cơ bản như bán hàng, quản trị, iPOS.vn còn có nhiều sản phẩm bổ sung (add-on) tạo thành một hệ sinh thái công nghệ hỗ trợ các công việc trong ngành F&B. Cụ thể:

  • Phần mềm kế toán chuyên sâu cho ngành F&B IPOS ACCOUNTING
  • Hệ thống quản trị và chăm sóc khách hàng IPOS CRM
  • Ứng dụng tự đặt đồ IPOS SELF-ORDER
  • v…v…

Ngoài ra, hiện nay phần mềm quản lý nhà hàng/cafe iPOS khá linh hoạt trong việc tích hợp API kết nối với các đơn vị như giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử, v…v…

iPOS là phần mềm cài đặt nên chi phí cho phần mềm sẽ được trả 1 lần và dùng trọn đời. Hơn nữa, để phần mềm vận hành tốt thì cấu hình của thiết bị cũng cần đáp ứng đủ tiêu chuẩn. Do đó, chi phí đầu tư ban đầu có thể sẽ cao hơn các bên phần mềm sử dụng điện toán đám mây.

Một số thương hiệu đã dùng phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn: Toco Toco, Gong Cha, The Coffee House, Buffet Sen, Cộng Cà phê, Món Huế, v…v…

2. Phần mềm bán hàng Cuk Cuk

Cukcuk là một sản phẩm của Misa – công ty chuyên về lĩnh vực phần mềm kế toán, kiểm toán. Được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), giao diện của phần mềm quản lý bán hàng Cukcuk khá thân thiện và trực quan. Phần mềm quản lý bán hàng có thể cài trên máy tính bảng, đơn giản và thuận tiện cho nhân viên thu ngân sử dụng.

phan-mem-ban-hang-cuk-cuk-thich-hop-cho-mo-hinh-vua-va-nho

Phần mềm bán hàng Cuk Cuk thích hợp cho mô hình vừa và nhỏ

Các chức năng trên phần mềm quản lý bán hàng Cukcuk được phân cấp theo từng nghiệp vụ từ bán hàng tới quản lý nhà hàng. Tất cả các bộ phận như nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân đều có thể tham gia trực tiếp trong việc sử dụng phần mềm CukCuk. Nhờ vậy, nhà hàng có thể tối ưu và nâng cao năng suất hoạt động.

Gần đây, Cukcuk có phát triển thêm tính năng gọi món bằng giọng nói, thay vì thao tác trên máy tính bảng thì khách hàng trực tiếp gọi món và hệ thống sẽ ghi nhận lại. Tuy nhiên, việc đưa tính năng này trở lên phổ biến ở Việt Nam còn gặp khá nhiều hạn chế vì môi trường trong nhà hàng khá nhiều tiếng ồn.

Một điểm hạn chế khác ở phần mềm quản lý bán hàng Cukcuk là phần mềm khá “đóng”, không tích hợp được với nhiều đơn vị khác trong mảng FnB Việt Nam như đặt hàng online, ví điện tử, app voucher, v…v…

Khách hàng của phần mềm Cukcuk: Quán ốc Ba Nghé, Smile Coffee, v…v…

3. Phần mềm D’corp R-keeper

Dcorp R-Keeper nằm trong mạng lưới công ty Đa Quốc gia với hơn 250 chi nhánh, là công ty tư vấn và triển khai giải pháp quản lý cho ngành F&B, Hospitality và Bán lẻ. Đây là phần mềm đã được phát triển và ứng dụng ở thị trường nước ngoài. Một số thương hiệu đã sử dụng R-Keeper như: KFC, Subway, các thương hiệu thuộc Golden Gate Group, Redsun, QSR, v…v…

phan-mem-r-keeper-danh-cho-cac-mo-hinh-lon

Phần mềm R-Keeper dành cho các mô hình lớn

Thừa hưởng những công nghệ từ các nước phát triển, phần mềm quản lý bán hàng R-Keeper có khá nhiều tính năng vượt trội. Phần mềm cài đặt nên độ ổn định cao, có thể dùng trên nhiều thiết bị. Một trong những điểm nổi bật của giải pháp R-Keeper là hệ thống hiển thị order KDS.

Hệ thống Smart Kitchen – bếp thông minh, hiển thị các thông tin order từ máy POS với các chỉ số và chỉ dẫn về thời gian, công thức chế biến và phân chia luồng công việc. Nhờ đó mà các công việc trong bếp được tự động hóa như một nhà máy thực thụ.

Để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng R-keeper, thương hiệu phải trang bị những thiết bị có cấu hình khá cao để chạy ổn định nên chi phí đầu tư khá lớn. Các chi phí khác như bảo trì và bảo dưỡng cũng khá cao. Do vậy, R-keeper phù hợp với mô hình Quick-service hoặc nhà hàng cao cấp.

4. Phần mềm quản lý bán hàng Ocha

Ocha là một thành viên của SEA – công ty công nghệ hàng đầu khu vực Đông Nam Á đến từ Singapore. Tuy chỉ mới xuất hiện trên thị trường nhưng độ phủ sóng của Ocha lại khá rộng rãi nhờ chính sách giá rẻ và cho mượn thiết bị.

Định vị hướng đến các doanh nghiệp FnB Việt Nam vừa và nhỏ nên các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng OCha vẫn ở mức đơn giản, chủ yếu là bán hàng và tính tiền.

Giải pháp của phần mềm quản lý bán hàng Ocha bao gồm Ocha POS và Ocha Boss, được phát triển giúp chủ quán quản lý cửa hàng dễ dàng hơn.

phan-mem-ban-hang-ocha-phu-hop-nhat-voi-cac-thuong-hieu-nho-nhu-cafe-tra-sua

Phần mềm bán hàng Ocha phù hợp nhất với các thương hiệu nhỏ như cafe, trà sữa

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng Ocha là chưa hoàn thiện các tính năng chuyên sâu như quản lý kho, báo cáo. Đặc biệt, nếu kết nối với máy tính bảng thì hay xuất hiện tình trạng treo, đơ. Do là phần mềm cloud nên phần hỗ trợ khách hàng sau mua còn nhiều hạn chế.

Một số khách hàng tiêu biểu của phần mềm quản lý bán hàng OCha như: Coffee Bike, Bún đậu tre, iSalad+, v…v…

5. Phần mềm bán hàng Maybanhang.net

Maybanhang.net là sản phẩm do EZ Solution phát triển. Công ty chuyên cung cấp các giải pháp về công nghệ, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Do đó, phần mềm quản lý bán hàng maybanhang.net có thể áp dụng cho nhiều mô hình như thời trang, tạp hóa, siêu thị, nhà hàng, v…v…

Phần mềm quản lý bán hàng/nhà hàng Maybanhang.net cũng đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về bán hàng và lên được một số báo cáo. Việc bán hàng như gọi món, in order, thanh toán và theo dõi tình hình doanh thu cũng có thể theo dõi trên các thiết bị di động.

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý bán hàng này là xây dựng một quy trình khép kín ngay từ khâu phục vụ đến khâu báo cáo doanh số, tối ưu hóa nguồn thực phẩm cho nhà hàng, tránh lãng phí.

Tuy nhiên, chính vì sự đa dạng cho nhiều mô hình nên khi áp dụng cho ngành F&B, phần mềm quản lý bán hàng maybanhang.net lại thiếu đi những tính năng đáp ứng cho đặc thù của ngành nhà hàng, café như quản lý kho, hệ thống báo cáo chuyên biệt, v…v…

Các thương hiệu sử dụng phần mềm maybanhang.net: S.T.U Coffee, Bắc Việt Coffee, BBQ 3 miền, v…v…

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn