Không thể phủ nhận tốc độ phát triển mạnh mẽ của mô hình kinh doanh trà chanh trong thời điểm hiện tại. Tại thành phố Hà Nội, trong vòng bán kính 1km có đến 5,6 quán trà chanh đủ các thương hiệu. Chưa thể khẳng định mô hình kinh doanh trà chanh sẽ phát triển dài hạn trong tương lai hay chỉ là xu hướng kinh doanh “ăn xổi”. Tuy nhiên khi đã bắt đầu kinh doanh ăn uống, bạn cần nằm lòng những nguyên tắc quản lý dưới đây để đảm bảo kinh doanh hiệu quả. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Điều đầu tiên để có thể duy trì cũng như phát triển quán trà chanh đó chính là phải cân đối được nguồn tài chính, đây là yếu tố quyết định trong việc quản lý quán trà chanh.
Để có thể quản lý tài chính một cách dễ dàng thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho quán trà chanh là vô cùng cần thiết, vừa giúp tiết kiệm thời gian, lại vừa giúp dễ dàng kiểm soát thông tin.
Quản lý tài chính cho quán trà chanh là việc vô cùng cần thiết
Trong quá trình kinh doanh quán trà chanh, bạn vừa phải kiểm soát nguyên liệu pha chế, vừa phải bán nên các hoạt động cần chi phí rất nhiều. Nếu không có phương pháp quản lý tài chính tốt thì rất dễ bị thâm hụt hoặc nhầm lẫn. Đặc biệt là khi quán đông khách, kẻ ra người vào liên tục, nhân viên thì bận rộn nên chuyện tính nhầm hóa đơn thường xuyên xảy ra hơn.
Để tiện cho việc theo dõi chi – thu bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý quán trà chanh với các chức năng tự động thống kê, tính toán từng khoản theo thời gian cụ thể.
Bởi các hoạt động cần chi tiêu như mua nguyên vật liệu, sắm sửa trang bị,… cần phải báo cáo với kế toán để ứng tiền trước, sau đó dựa trên hoá đơn để tính toán rồi nhập vào phần mềm. Các khoản thu cuối ngày cũng vậy, đều phải đưa dữ liệu để phần mềm tính toán rồi báo cáo chính xác cho bạn.
Riêng vấn đề thanh toán tiền cho khách, không nên áp dụng hình thức thanh toán tại chỗ mà hãy tạo quầy lễ tân riêng, yêu cầu khách ra đó để nhận hoá đơn và chi trả, tránh trường hợp bị nhân viên ăn bớt. Các bàn ăn nên được đánh số cho dễ quản lý.
Chủ nhà hàng cần biết chi tiêu hợp lý
Nếu như các chủ cửa hàng có việc phải đi xa, thì đừng lo lắng phần mềm quản lý bán hàng iPOS sẽ hỗ trợ chủ quán quản lý doanh thu, báo cáo từ xa. Bạn chỉ cần mở phần mềm là có thể dễ dàng theo dõi dù ở mọi lúc, mọi nơi.
Với phần mềm quản lý bán hàng iPOS, chủ quán có thể thống kê được số dư đầu ca và cuối ca, tránh các trường hợp gian lận, thất thoát. Phần mềm iPOS còn giúp thu ngân có thể giải tỏa được các vấn đề lo lắng xảy ra trong quá trình thu chi tránh tình trạng ghi nhầm bàn, tính nhầm món cho khách hạn chế được tối đa việc thất thoát tài chính của hàng quán.
2. Quản lý chất lượng sản phẩm
Kinh doanh đồ ăn uống, chất lượng sản phẩm vẫn luôn là ưu thế cạnh tranh tiên quyết. Bạn mở quán trà chanh ở vị trí đẹp, không gian thoáng mát nhưng đồ uống không ngon, không đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm. Rất khó để bạn thu hút khách hàng bởi họ có nhiều sự lựa chọn tốt hơn quanh đấy.
Chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định
Vậy quản lý chất lượng sản phẩm bằng cách nào? Bạn có thể ủy quyền trách nhiệm cho quản lý giám sát nếu không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. Bạn đưa ra quy định chung về dọn dẹp vệ sinh chỗ làm việc. Ra các quy định phạt nếu nhân viên pha chế không theo đúng công thức, không rửa dụng cụ, không lau cốc chén, máy ủ trà, v.v…
Đặc biệt, nếu bạn kinh doanh trà chanh theo mô hình chuỗi, một trong những điều nằm lòng là phải quản lý đồng bộ chất lượng đồ uống trong chuỗi. Cùng một thương hiệu nhưng nếu khách đến cơ sở này uống trà chát quá, cơ sở kia nhạt quá. Ngay lập tức khách hàng sẽ có đánh giá tiêu cực về cả thương hiệu của bạn. Nhiều chủ đầu tư vẫn nghĩ một ly trà có 10.000 đồng, khách hàng cũng chẳng nghĩ ngợi so sánh nhiều nếu trà có không đầy một chút, hơi nhạt một chút. Đúng, sẽ có những khách không nề hà chuyện trên, nhưng mang tư tưởng này kinh doanh, không sớm thì muộn bạn cũng thất bại.
Luôn kiểm soát chất lượng đồ uống phục vụ cho khách
Một trong những cách bạn có thể kiểm soát chất lượng đồ uống của quán đó là lắng nghe phản hồi từ khách hàng. Thường xuyên làm những khảo sát để đánh giá chất lượng đồ uống. Làm vậy cũng giúp quán của bạn chiếm được thiện cảm từ khách hàng bởi thật sự bạn đang quan tâm đến trải nghiệm của họ. Hoặc bạn có thể theo dõi báo cáo hóa đơn bán hàng trên phần mềm quản lý. Xem số lượng món bán chạy, món không bán được, để bạn điều chỉnh menu và chất lượng kinh doanh hợp lý.
3. Quản lý kho nguyên vật liệu
10 chủ đầu tư kinh doanh trà chanh khi được hỏi về khó khăn trong quản lý quán là gì họ đều đề cập đến khâu quản lý nguyên vật liệu. Thông thường, cứ hết trà là nhân viên đi pha. Nhân viên không phải chủ quán, sẽ không có ý thức tiết kiệm nguyên liệu. Có nhiều trường hợp dù 22h khách vãng bớt nhưng cứ hết trà nhân viên vẫn sẽ ủ đầy bình. Kết quả cuối ngày nào quán cũng thừa trà mà không biết phải làm gì.
Kiểm soát lượng nguyên liệu dùng cho mỗi ngày
Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến thất thoát kinh doanh, khi mỗi ngày chỉ bán mấy chục ly trà nhưng cuối ngày lại thừa 7, 8 lít. Đây cũng chính là lý do chủ quán nên phải sử dụng những công cụ hỗ trợ quản lý, điều chỉnh nguyên liệu. Ví dụ như những hôm vắng khách, sắp cuối ngày cũng không ủ đầy bình trà. Linh động những hôm trời lạnh, qua 21h thì chủ quán báo nhân viên không ủ thêm trà nữa. Nhân viên phải tuân thủ theo định lượng pha chế ban đầu không vì cuối ngày mà thêm trà, bớt trà của khách.
Hiện tại trên thị trường có nhiều phần mềm bán hàng hỗ trợ kinh doanh quán trà chanh. Tuy nhiên nhất định với ngành dịch vụ ăn uống, bạn phải lựa chọn phần mềm có tính năng quản lý định lượng nguyên liệu. Ví dụ bạn quy định một ly trà chanh sẽ gồm bao nhiêu trà, bao nhiêu đá, bao nhiêu đường. Mỗi một bình trà sẽ pha được bao nhiêu cốc. Khi đó nhân viên bán hàng đến đâu, phần mềm sẽ tự động trừ kho để bạn theo dõi lượng nguyên liệu bán ra, nguyên liệu dư thừa mỗi ngày. Từ đó bạn chủ động điều chỉnh định lượng sao cho hợp lý.
Có nhiều chủ quán quản lý nguyên liệu theo cách thủ công, thấy trong kho hết trà mới gọi điện cho nhà cung cấp. Do vậy mà không ít trường hợp trà chưa giao kịp và quán phải tạm thời ngừng hoạt động. Chính vì thế việc theo dõi nguyên liệu trên phần mềm để bạn biết khi nào sắp hết trà, còn bao nhiêu trà trong kho để nhập trà về. Đảm bảo bảo việc kinh doanh sẽ không bị gián đoạn do quản lý nguyên liệu thiếu chuyên nghiệp.
4. Quản lý quy trình vận hành và kinh doanh của con người
Quản lý nhân sự một cách khéo léo
Yếu tố quản lý con người dù ở mô hình kinh doanh nào cũng có nhiều khó khăn nhất định. Với mô hình trà chanh, chủ yếu chủ quán sẽ thuê sinh viên làm parttime luân ca. Với nguồn nhân sự này, lương chi trả sẽ ít hơn tuy nhiên độ trung thành của nhân viên không cao.
[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb’]
Bạn phải liên tục phải tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Hơn nữa, việc quản lý con người một phần cũng đòi hỏi nhiều ở sự khéo léo. Thử đặt câu hỏi, liệu bạn có đang tạo ra giá trị gì cho nhân viên không? Bạn có đang mang đến mọi trường làm việc gần gũi, gắn bó không? Đưa ra càng nhiều lý do để nhân viên gắn bó, bạn càng dễ thúc đẩy tinh thần để họ hỗ trợ bạn tốt hơn.
Bên cạnh đó, ngay trước khi mở cửa khai trương quán trà chanh, bạn cần lên một quy trình phục vụ chuẩn và cứ thế đào tạo cho nhân viên. Kinh doanh trà chanh với lượng khách ra vào đông, tất cả các chủ quán đều sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý và chuẩn quy trình phục vụ từ lúc khách bước vào đến lúc khách ra về. Bạn sẽ phải xây dựng quy trình đào tạo nhân viên như cách bán hàng, quy trình thanh toán, trả đồ cho khách sao cho khép kín và nhanh chóng.
Phần mềm bán hàng chuyên biệt cho mô hình kinh doanh trà chanh iPOS
Khi sử dụng phần mềm, có hai hình thức kinh doanh chủ yếu hiện nay là trả trước hay trả sau. Với trả trước, bạn có thể vẽ ra như sơ đồ một nhân viên đứng quầy thu ngân để order, thanh toán cho khách, sau đó phát hóa đơn và thẻ rung để hỗ trợ trả đồ. Đồng thời tại thời điểm order xong, máy in in ra tem và bill để nhân viên pha chế pha đồ luôn. Khi đơn hàng xong nhân viên sẽ tích thẻ rung để khách quay lại quầy lấy đồ. Đây cũng là quy trình được nhiều thương hiệu trà chanh áp dụng như Bụi Phố, T-More, Chanh – Tiệm Trà Phố, v.v…
Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý, chủ quán có thể phân quyền chi tiết cho nhân viên như thu ngân, quản lý, order. Khi phân quyền sử dụng, bất kể có sai sót gian lận nào chủ quán cũng có thể tìm ra nguyên nhân hoặc quy trách nhiệm cụ thể cho ai. Nhờ đó quán trà chanh cũng sẽ giảm tải được thất thoát do gian lận.
Khi quy trình được xây dựng chuẩn chỉnh và khép kín, quá trình phục vụ khách hàng nhanh hơn. Khách hàng sẽ càng cảm thấy hài lòng hơn với đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp. Giữ được thiện cảm khách hàng là chìa khóa lớn nhất dẫn đến thành công của bất kỳ mô hình kinh doanh nào.
Với những kiến thức sơ lược trên đây, chúc bạn có thêm gợi ý để xây dựng quy trình quản lý quán trà chanh của mình hiệu quả.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành quán trơn tru hơn nhé!
Những năm gần đây, hình thức nhượng quyền các thương hiệu cà phê ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều người trẻ lựa chọn để bắt đầu khởi nghiệp. Trên thị trường cà phê nhượng quyền Việt có rất nhiều tên
Hiện nay, kinh doanh online đã trở thành “mảnh đất màu mỡ” mang lại lợi nhuận hàng tỷ đồng dành cho nhiều người. Tuy nhiên, trước muôn vàn rủi ro và sự cạnh tranh khắc nghiệt của thị trường, liệu ý tưởng kinh
